Online Randevu Sitesi Nasıl Yapılır? Çakışmasız Rezervasyon

Yapay zeka ile online randevu sitesi yapmak için hizmetlerini, sürelerini, çalışma saatlerini ve randevu kurallarını listele, sonra hepsini tek bir promptta anlat. Oluşturucu randevu sayfasını kurar, rezervasyonları veritabanında saklar, dolu saatleri kapatır ve sana bir yönetim alanı verir. E-posta onayları ve kapora, SMTP ve ödeme anahtarlarını eklediğinde çalışır.

• Önce müsaitlik kurallarını yaz: süreler, aralar, en kısa önceden bildirim süresi, randevu penceresi, çalışanlar ve iptal politikası. Oluşturucu yalnızca kendisine söylenen kuralları uygulayabilir.
• Çakışan randevuyu korumalı bir yazma işlemi önler: Bir saat ancak o anda hâlâ boşsa alınır; aynı anda randevu alan iki kişinin ikisi birden kazanamaz.
• Yönetim alanında randevuları görür, taşır, iptal eder ve izin günlerini kapatırsın; çalışanların kendi girişleri ve programları olabilir.
• Onaylar ve hatırlatmalar kendi SMTP hesabın üzerinden gider; hatırlatmalar 30–60 dakikalık bir zamanlamayla çalıştığı için dakikası dakikasına değildir.
• Kapora kendi ödeme sağlayıcı hesabınla alınır ve randevu ancak sağlayıcının webhook bildirimi ödemenin başarılı olduğunu söylediğinde onaylanır.
• Yayından önce iki telefonla test et, sonra siteyi kendi alan adına taşı ve randevu bağlantısını Google İşletme Profili'ne ekle.

Randevu sitesinin ihtiyaçları ve önce yazılacak kurallar

Dışarıdan bakınca randevu sitesi basittir: hizmeti seç, saati seç, bitti. Asıl iş takvimin arkasındaki kurallardadır. Prompt yazmadan önce onları kâğıda dök.

Hizmetler, süreler ve çalışanlar

Randevuyla alınabilen her hizmeti süresi, fiyatı ve kimin yapabildiğiyle listele. İki koltuklu bir kuaför düşün: Saç kesimi 45 dakika, boya 120 dakika artı 15 dakika temizlik, sakal tıraşı 20 dakika. Ayşe salıdan cumartesiye 09.00–17.00, Burak perşembeden pazara 10.00–18.00 çalışıyor; boyayı yalnızca Ayşe yapıyor. Bu paragraf, bir randevu sisteminin zaten büyük kısmı.

Özel ders verenler, danışmanlar ve diş klinikleri de aynı yapıyı paylaşır: seanslar, süreler, kişiler. Dersler ve kiralamalar ise farklıdır, çünkü kontenjanları vardır. 12 kişilik bir yoga dersi ya da dört kanoluk bir filo için “dolu”, “o saati biri almış” değil, “hiç yer kalmamış” demektir.

Müsaitlik kuralları kontrol listesi

Saat aralığı

Başlangıç saatlerinin ne sıklıkla sunulacağı, örneğin her 15 ya da 30 dakikada bir. Kısa aralıklar boşlukları doldurur, uzun aralıklar günü düzenli tutar.

Ara

Bir randevudan sonra temizlik, not alma ya da yol için kapatılan süre. Sonraki müşteriye değil, o randevuya aittir.

En kısa önceden bildirim

Randevunun en geç ne kadar önce alınabileceği, örneğin en az iki saat önceden.

Randevu penceresi

Takvimin ne kadar ileriye açık olduğu, örneğin sekiz hafta.

Kontenjan

Bir saatin kaç randevu aldığı: çalışan başına bir tane ya da dersler ve kiralamalar için bir yer sayısı.

İptal politikası

Müşterilerin randevuyu ne zamana kadar kendileri iptal edebileceği ya da erteleyebileceği ve o süreden sonra kaporaya ne olacağı.

Saat dilimini, kapalı günlerini ve randevuların anında mı onaylanacağını yoksa senin onayını mı bekleyeceğini de ekle. Anında onay çoğu hizmet işletmesine uyar; onaylı akış ise yüksek tutarlı ya da alışılmadık talepler için uygundur.

Bir prompt şablonuyla adım adım kur

1. Yukarıdaki kontrol listesini kullanarak hizmetlerini ve kurallarını bir nota yaz.
2. Ücretsiz bir Topluluk hesabı aç (kart gerekmez) ve web'de ya da mobil uygulamada yeni bir sohbet başlat.
3. Fiyat listen varsa PDF, tablo ya da fotoğraf olarak ekle. Her biri en fazla 25 MB olan referans dosyaları bağlam olarak okunur.
4. Aşağıdaki şablonu kendi bilgilerinle yapıştır. Wisy bir soru sorarsa yanıtla; sormazsa oluşturma başlar ve ilerlemesini sohbette bildirir.
5. Oluşturmanın kapanış notunu oku. Yönetim alanına nasıl giriş yapacağını ve e-posta ya da ödeme gibi hangi entegrasyonların senin bilgilerini beklediğini anlatır.
6. Bu bilgileri sohbete değil, Entegrasyonlar altına ekle.
7. Sonraki bölümdeki testleri yap, ardından değişiklikleri aynı sohbette iste.

[Şehir] merkezli bir [işletme türü] olan [işletme adı] için bir randevu sitesi yap. Saat dilimi: [Europe/Istanbul].

Hizmetler (ad, süre, fiyat, kim yapıyor): [Saç kesimi, 45 dk, 600 ₺, Ayşe ya da Burak]; [Boya, 120 dk artı 15 dk ara, 1.800 ₺, yalnızca Ayşe]; [Sakal tıraşı, 20 dk, 250 ₺, yalnızca Burak].

Çalışma saatleri: [Ayşe: Salı–Cumartesi 09.00–17.00]; [Burak: Perşembe–Pazar 10.00–18.00]. Müşteri önce hizmeti, sonra çalışanı ya da “uygun olan herhangi biri”ni, sonra boş bir saati seçsin.

Kurallar: başlangıç saatleri her [15] dakikada bir; randevu en az [2 saat], en fazla [8 hafta] önceden alınabilsin; müşteriler randevuya [24 saat] kalana kadar iptal edebilsin ya da erteleyebilsin. Aynı çalışan için iki randevunun aralar dahil asla çakışmasına izin verme; iki kişi aynı anda randevu alsa bile. Tarih seçildiğinde boş saatler anlık olarak yüklensin.

Randevu formu: ad, telefon, e-posta, isteğe bağlı not. Sonrasında randevu koduyla birlikte bir onay ve iptal ya da erteleme bağlantısı göster.

Yönetim: Bugünün ve yaklaşan randevuları çalışan bazında gösteren özel bir yönetim alanı; randevuları taşıyıp iptal edebileyim, izin günlerini, tatilleri ve molaları kapatabileyim. Çalışanların kendi girişleri olsun ve yalnızca kendi programlarını görsünler.

E-posta: SMTP hesabım üzerinden, randevu alınınca bir onay ve yaklaşık 24 saat önce bir hatırlatma.

Kapora: [Boya] için ödeme sağlayıcım üzerinden [300 ₺] kapora. Müşteri öderken saati 30 dakika tut, ödeme tamamlanmazsa saati serbest bırak.

Tek mesajda eksiksiz bir sistem. Ücretsiz planda Wisy her oluşturmayı çalışan bir ilk sürümle sınırlar; önce randevu akışını ve yönetim alanını, e-postaları ve kaporayı ise takip oluşturmalarında bekle. Ücretli planlar daha kapsamlı oluşturmalara ve aralarında daha kısa beklemeye izin verir. Daha fazla şablon yapay zeka ile site yapma prompt şablonlarımızda, genel akış da yapay zeka ile web sitesi nasıl yapılır rehberinde.

Çakışan randevu nasıl önlenir?

Çakışan randevu bir zamanlama sorunudur. İki müşteri saat 10.00'da sayfayı açar ve ikisi de 15.00'ı boş görür. İkisi de aynı saniyede Randevu al düğmesine dokunur. Basit kurgulanmış bir sistem her istek için “15.00 boş mu?” diye sorar, iki kez “evet” yanıtı alır ve iki randevu yazar.

WisyLink'in veri katmanında tam bu durum için korumalı bir güncelleme var. Uygulama saati tek bir talimatla alır: yalnızca hâlâ boşsa al. Kontrol ve yazma tek bir adımda gerçekleşir; böylece bir müşteri randevuyu alır, diğeri hemen “Bu saat az önce alındı, lütfen başka bir saat seç” mesajını görür. Aynı koruma bir dersin fazla satılmasını da önler: Yer sayısı yalnızca sıfırın üzerindeyken azalır.

İki ayrıntı promptunda ve testlerinde yer almalı:

• Yalnızca aynı başlangıç saatleri değil, çakışmalar. 14.30'daki 45 dakikalık bir kesim ile 13.00'teki 120 dakikalık bir boya asla aynı saatte başlamaz, yine de çakışır. “Aralar dahil hiçbir randevu çakışmasın” diye iste.
• Anlık müsaitlik. Sayfalar önbelleğe alınır ve bir veri değişikliğinden sonra yaklaşık bir dakika içinde yenilenir; bu yüzden bir saat alındıktan sonra kısa bir süre boş görünebilir. Koruma ikinci randevuyu yine engeller, ama boş saatler tarih seçilirken taze yüklendiğinde müşteri deneyimi daha iyi olur; şablonun bunu istemesinin sebebi bu.

Test iki dakika sürer. Randevu sayfasını iki telefonda aç, aynı hizmeti, çalışanı ve saati seç ve ikisinde birlikte Randevu al düğmesine dokun: Tam olarak biri başarılı olmalı. Sonra mevcut bir randevuyla 15 dakika çakışan ve kapatılmış bir molanın içine düşen birer randevu almayı dene. Bir şey aradan kaçarsa ne olduğunu sohbette anlat ve düzeltme iste.

Yönetim alanın: randevuları gör, taşı ve iptal et

Siten senin ve çalışanların için hash'lenmiş parolalar, oturum çerezleri ve rollerle kendi hesaplarını çalıştırır. Düzgün bir yönetim alanını mümkün kılan da budur:

• Günlük görünüm: her çalışanın randevuları; müşteri adı, hizmet, telefon ve notlarla.
• Taşıma: bir randevu için yeni saat seç. Taşıma da randevu almakla aynı korumayı kullanır; bir müşteriyi yanlışlıkla dolu bir saate koyamazsın.
• İptal: saati diğer müşteriler için anında boşaltır.
• Saat kapatma: izin günleri, resmî tatiller, öğle araları ya da bir haftalık tatil; herkese açık takvimden kaldırılır.
• Çalışan girişleri: her kişi yalnızca kendi programını yönetir, yönetici rolü herkesinkini görür.
• Dışa aktarma: muhasebecin ya da kendi kayıtların için randevuların CSV dosyası.

Bir günü kapatmak, o gündeki mevcut randevuları iptal etmez. Dolu bir günü kapattığında bu randevuları listeleyen bir uyarı iste ve o müşterilerle kendin iletişime geç. Yönetim alanı bir web sayfası olduğu için telefonunun tarayıcısında da çalışır; ana ekranına ekle, resepsiyonda bir uygulama gibi davransın.

Onay ve hatırlatma e-postaları

E-postalar kendi SMTP hesabın üzerinden gider: kurumsal e-posta kutunun gönderim bilgileri ya da bir e-posta gönderim servisinin hesabı. Oluşturma e-posta eklediğinde Entegrasyonlar'da sunucu, port, kullanıcı adı, parola ve gönderen adresi alanlarını içeren, “Email (SMTP)” benzeri bir kayıt görünür. Bunu bir kez doldur; değerler şifrelenir ve bir daha gösterilmez.

O zamana kadar hiçbir e-posta gönderilmez. Randevular yine çalışır, müşteriler onaylarını ve randevu kodlarını yine ekranda görür. Sessiz bir deneme açılışı için bu yeterli, ama onay e-postaları olmadan randevuları herkese açma: Hiç haber alamayan insanlar tekrar randevu alabilir ya da saati unutabilir.

Hatırlatmalar, sitede kimse yokken uyanıp onları gönderecek bir şeye ihtiyaç duyar. WisyLink siteleri bunun için 30 ila 60 dakikalık sabit aralıklarla çalışan zamanlanmış işler çalıştırabilir. Yani “24 saat önce” aslında “24 saat sınırından yaklaşık bir saat içinde” demektir: Perşembe 15.00'teki bir randevunun hatırlatması çarşamba 15.00 civarında, en fazla bir saat kadar sapmayla gelir. Hatırlatmalar için bu yeterli; dakikası dakikasına olması gereken her şey için ise yanlış. İki önlem istemeye değer: Hatırlatması gönderilen her randevuyu işaretle ki tekrarlanan bir çalıştırma onu iki kez göndermesin ve iptal edilen randevuları atla.

SMS hatırlatmaları, kendi hesabın ve anahtarlarınla bir SMS sağlayıcısının API'si üzerinden mümkündür; bunları ayrı bir özellik olarak iste ve test et. Takvimler de aynı şekilde çalışır. Müşteriler onaylarıyla birlikte bir “takvime ekle” dosyası alabilir, ama Google Takvim'inle iki yönlü eşitleme yerleşik değildir. Kendi Google kimlik bilgilerini kullanan bir entegrasyonla bağlanabilir; bunu açıkça iste ve ona güvenmeden önce test et.

Kapora ya da tam ödeme: Stripe veya kendi ödeme sağlayıcın

Müşteriler randevu alırken kapora ödeyebilir mi? Evet. WisyLink ödemeleri kendisi işlemez: Siten, senin hesabını kullanarak Stripe'ı ya da API'si olan başka bir sağlayıcıyı çağırır ve para sana gider. Önce sağlayıcının ülkendeki işletmelere hizmet verip vermediğini kontrol et: Stripe'ın desteklediği ülkeler listesinde Türkiye yok, yani Türkiye'de kurulu işletmeler Stripe hesabı açamıyor. iyzico veya PayTR gibi bir sağlayıcı API'si üzerinden bağlanabilir, ama bu doğrulanmış değil; ilk ödemeyi test modunda dene.

Doğru bir kapora akışının beş adımı vardır. Bunları bilmek her birini test etmeni sağlar:

1. Müşteri bir saat seçer. Site randevuyu beklemede olarak kaydeder ve saati tutar.
2. Müşteri kapora için sağlayıcının ödeme sayfasına gider.
3. Ödeme başarılı olunca sağlayıcı sitene imzalı bir webhook bildirimi gönderir. Randevu ancak o zaman onaylanır ve onay e-postası gönderilir.
4. Müşteri ödemeyi yarıda bırakırsa tutma süresi dolar ve saat yeniden açılır. 30 dakika makul bir tutma süresidir; Stripe'ın bir ödeme oturumu için izin verdiği en kısa süre de budur. Başka bir sağlayıcı kullanıyorsan onun süre sınırını kontrol et.
5. Politikana uygun iptallerin iadesi sağlayıcının panelinden ya da istersen yönetim alanına eklenecek bir iade düğmesinden yapılır.

Önemli olan 3. adım. Müşterinin ödemeden sonra düştüğü sayfa hiçbir şey kanıtlamaz: O adresi herkes açabilir ve bazı müşteriler sayfa yüklenmeden sekmeyi kapatır. Stripe'ın kendi sipariş tamamlama rehberi (İngilizce) webhook'ların bu yüzden şart olduğunu söyler; WisyLink de ödemeleri bu şekilde kurar: Randevu önce yazılır ve yalnızca doğrulanmış webhook ile onaylanır.

Entegrasyonlar altında önce sağlayıcının test anahtarlarıyla başla, test kartlarıyla birkaç randevu al, sonra canlı anahtarlara geç. Anahtarlar girilene kadar ödemeler devre dışı kalır; bu yüzden ondan önce kapora duyurma. Sağlayıcı her ödemeden komisyon alır; bunu kapora tutarını belirlerken hesaba kat.

Özel randevu sitesi mi, randevu yazılımı aboneliği mi?

Randevu yazılımları olgun bir kategori ve birçok işletme için abonelik doğru yanıttır. Dürüst bir karşılaştırma:

İlk günden iki yönlü takvim eşitlemesine, SMS hatırlatmalarına ve POS bağlantısına ihtiyacın varsa ve kuralların standartsa abonelik seç. Kuralların bir şablona uymuyorsa (karışık süreler, kontenjanlar, onaylar, paketler), çalışan başı fiyatlandırma ekibin için kabarıyorsa ya da randevunun başkasının sitesine giden bir bağlantı değil, kendi web sitenin parçası olmasını istiyorsan özel bir site seç.

Yayına alma: alan adı, Google İşletme Profili ve SEO

Müşteriler görmeden önce çakışma testini yap, telefonda baştan sona bir randevu al, müşteri bağlantısıyla iptal et ve her e-postanın geldiğini kontrol et. WisyLink'in kullanım koşulları, yapay zekayla kurulan çıktıyı gözden geçirip test etmeyi senin işin sayar; test edilmemiş bir uç durumun gerçek randevulara mal olduğu yer de tam olarak randevu sistemidir. Üretileni değerlendirme üzerine yazımız, tekrarlanabilir bir test listesinin hızlı bir göz atmadan neden daha iyi olduğunu anlatıyor.

1. Kendi alan adına taşı. Ücretsiz bağlantılar 30 gün yaşar; canlı bir randevu sisteminin yeri ücretli plandır. Bir şey bastırmadan önce randevu.kuaforum.com gibi bir alan adı bağla; DNS adımlarını alan adı bağlama rehberimiz anlatıyor.
2. Randevu bağlantısını Google'a ekle. Google İşletme Profili'nde bir randevu bağlantısı ekleyebilirsin; böylece insanlar doğrudan Arama'dan ve Haritalar'dan randevu alır.
3. Bağlantıyı her yerde kullan. Sosyal medya biyografileri, e-posta imzaları, fişler ve resepsiyondaki tabela.
4. Arama motorlarına yardım et. Her WisyLink sitesi okunabilir HTML, başlıklar ve açıklamalar, bir site haritası ve robots.txt sunar. Her hizmet için gerçek açıklaması ve fiyatı olan bir sayfa ve adresin, telefonun ve çalışma saatlerinle yerel işletme yapılandırılmış verisi iste.

Randevu siteni kur

Hizmetlerini ve kurallarını tek mesajda anlat, canlı bir randevu sayfası al: Topluluk planında ücretsiz başla, kart gerekmez. İki telefonla test et, SMTP ve ödeme anahtarlarını ekle, sonra kendi alan adına taşı ve siteyi ücretli bir planla yayında tut. Aynı yolla kurabileceğin başka şeyler için kullanım senaryolarına bak.