Ein Kundenportal ist eine private Website, auf der sich jeder Kunde anmeldet und seine eigenen Projekte, Dateien, Rechnungen und Nachrichten sieht. Mit einem KI-App-Builder beschreiben Sie Ihre Kunden, was sie sehen sollen und was Sie hochladen. Er baut Konten mit Rollen, einen privaten Dateispeicher hinter ablaufenden Links und einen Admin-Bereich für Ihr Team.
- Planen Sie zuerst die Daten: Kunden, Benutzer, Projekte, Dateien, Nachrichten und Rechnungen, jeweils genau einem Kunden zugeordnet.
- Jede Seite und jede Datei muss prüfen, wer angemeldet ist. Testen Sie das, indem Sie als ein Kunde angemeldet die Seite eines anderen Kunden öffnen.
- Private Dateien werden nur über Download-Links ausgeliefert, die nach wenigen Minuten ablaufen, und erst nachdem das Portal geprüft hat, dass die Datei zu diesem Kunden gehört.
- E-Mail-Benachrichtigungen und das Zurücksetzen von Passwörtern brauchen Ihr eigenes SMTP-Konto, Zahlungen über Stripe Ihre eigenen Stripe-Schlüssel. Beides tragen Sie unter Integrationen ein.
- Stellen Sie das Portal in jedem Tarif unter eine Adresse wie portal.ihrefirma.de, verbunden über einen einzigen DNS-Eintrag.
Was ein Kundenportal leistet – und was es nicht braucht
Ein Kundenportal ersetzt die E-Mail-Verläufe, in denen Arbeit verloren geht: „Welche Version ist die finale?“, „Haben Sie meine Kontoauszüge bekommen?“, „Ist Rechnung 1042 bezahlt?“. Jeder Kunde meldet sich an und findet einen aufgeräumten Ort mit seinem Projektstatus, den Dateien, die Sie geteilt haben, den Dateien, die er Ihnen geschickt hat, Nachrichten zu jedem Projekt und seinen Rechnungen.
Nützlich ist das überall dort, wo Arbeit wiederkehrt und viele Dokumente anfallen. Eine Steuerkanzlei sammelt die Unterlagen für den Jahresabschluss von vierzig Mandanten ein. Eine Designagentur teilt Entwürfe und holt Freigaben ein. Eine Beraterin legt Berichte und Gesprächsnotizen pro Mandat ab. Ein Fotograf liefert fertige Galerien aus.
Was eine erste Version nicht braucht: einen Live-Chat (Nachrichtenverläufe pro Projekt genügen), eine native App (ein Webportal funktioniert in jedem Handy-Browser), komplizierte Berechtigungsmatrizen oder Single Sign-on über einen Unternehmens-Identitätsanbieter. Starten Sie mit dem kleinsten Portal, das Ihre Kunden tatsächlich nutzen würden, und bauen Sie es aus, sobald sie es tun.
Portal-Abo oder mit KI gebautes Portal
Die Alternative zum Selbstbauen ist das Abo einer fertigen Kundenportal-Software. Beides ist vernünftig; es passt zu unterschiedlichen Firmen.
| Kriterium | Portal-Software im Abo | Mit KI gebautes Portal (WisyLink) |
|---|---|---|
| Einrichtung | Registrieren und Vorlagen konfigurieren | Im Chat beschreiben und mit Folgenachrichten verfeinern |
| Passung zu Ihren Abläufen | Sie passen sich an deren Felder und Schritte an | Um Ihre eigenen Datensätze, Status und Begriffe herum gebaut |
| Branding und Domain | Unterschiedlich; eigene Domains oft erst in einem höheren Paket | Ihr Design; Ihre eigene Domain in jedem Tarif |
| Preismodell | Häufig pro Nutzer oder pro Kunde | Ein fester Tarif (7, 20 oder 100 US-Dollar im Monat), nicht pro Kunde |
| Grenzen | Fester Funktionsumfang, oft mit elektronischer Signatur und Anbindung an Buchhaltungssoftware | Nur das, was Sie anfordern, innerhalb der Tarifgrenzen für Speicher, Datenbank und Bandbreite; keine Volltextsuche |
| Wer es weiterentwickelt | Die Roadmap des Anbieters | Sie, per Chat |
Wählen Sie eine Abo-Software, wenn Sie eingebaute elektronische Signaturen, fertige Buchhaltungsanbindungen oder formale Compliance-Zertifizierungen brauchen. Bauen Sie selbst, wenn Ihre Abläufe speziell sind, Preise pro Kunde mit dem Wachstum wehtun oder das Portal aussehen und klingen soll wie Ihre Firma.
Daten planen: Kunden, Projekte, Dateien, Nachrichten, Status
Zehn Minuten Planung an dieser Stelle ersparen mehrere neue Builds. Schreiben Sie auf, welche Datensätze Ihr Portal speichert und zu welchem Kunden sie jeweils gehören:
| Datensatz | Wichtige Felder | Gehört zu |
|---|---|---|
| Kunde | Firmenname, Hauptansprechpartner, aktiv oder archiviert | Ihrer Firma |
| Benutzer | Name, E-Mail, Rolle (Admin, Mitarbeiter oder Kunde) | Einem Kunden oder Ihrem Team |
| Projekt | Titel, Status, Fälligkeitsdatum | Einem Kunden |
| Datei | Name, hochgeladen von, Datum, Richtung (an den Kunden oder vom Kunden) | Einem Projekt und dessen Kunden |
| Nachricht | Verfasser, Text, Datum, gelesen oder ungelesen | Einem Projekt und dessen Kunden |
| Rechnung | Nummer, Betrag, Währung, Fälligkeit, Status, PDF | Einem Kunden, optional einem Projekt |
Zwei Regeln machen alles Weitere einfacher. Erstens trägt jeder Datensatz den Kunden, zu dem er gehört; genau dieses eine Feld erlaubt dem Portal, richtig zu filtern. Zweitens gehören Benutzer zu Kunden und nicht umgekehrt, denn in einem Kundenunternehmen brauchen oft zwei oder drei Personen Zugang.
Halten Sie Status kurz und formulieren Sie sie aus Sicht des Kunden: „Nicht begonnen“, „In Arbeit“, „Wartet auf Sie“, „Geliefert“. Wer „Wartet auf Sie“ sieht, weiß genau, was zu tun ist.
Schritt für Schritt mit Prompt-Vorlage
- Notieren Sie Ihre Datensätze, Rollen und Status anhand der Tabelle oben.
- Öffnen Sie einen Chat in WisyLink. Für einen Prototyp reicht der kostenlose Community-Tarif; für echte Kunden brauchen Sie einen kostenpflichtigen Tarif, weil kostenlose Links nach 30 Tagen plus einer Woche gelöscht werden.
- Fügen Sie den Prompt unten ein, angepasst an Ihre Firma.
- Beantworten Sie Wisys Rückfrage, falls eine kommt, und lassen Sie dann den Build laufen. Die Abschlussnotiz sagt Ihnen, wie Sie sich als Admin anmelden und welche Integrationen noch auf Schlüssel warten.
- Legen Sie zwei Testkunden mit je einem Testbenutzer an und ergänzen Sie bei jedem ein Projekt und eine Datei.
- Tragen Sie unter Integrationen Ihre SMTP-Daten ein und, wenn Sie Zahlungen annehmen, Ihre Stripe-Schlüssel.
- Gehen Sie die Sicherheits-Checkliste weiter unten in diesem Leitfaden durch.
- Verbinden Sie Ihre Domain und laden Sie zuerst einen wohlgesonnenen Kunden ein, bevor alle anderen folgen.
Erstelle ein privates Kundenportal für [Name der Firma], eine [Art der Firma]. Keine öffentliche Registrierung: Nur Admins legen Konten an.
Rollen: Admin (ich), Mitarbeiter (mein Team) und Kunde. Jedes Kundenunternehmen kann mehrere Benutzer haben. Benutzer eines Kunden dürfen immer nur die Projekte, Dateien, Nachrichten und Rechnungen ihres eigenen Unternehmens sehen.
Projekte haben einen Titel, einen Status (Nicht begonnen, In Arbeit, Wartet auf Sie, Geliefert) und ein Fälligkeitsdatum. In jedem Projekt können beide Seiten private Dateien bis 25 MB hochladen und Nachrichten schreiben.
Rechnungen: Nummer, Betrag, Fälligkeit, Status und ein angehängtes PDF, mit einem Button „Jetzt bezahlen“ über Stripe für offene Rechnungen. Markiere eine Rechnung erst als bezahlt, wenn Stripe die Zahlung bestätigt.
Benachrichtige Kunden per E-Mail, wenn wir eine Datei hochladen oder eine Nachricht schreiben, und mich, wenn ein Kunde das tut. Neue Benutzer erhalten eine Einladung per E-Mail, um ihr Passwort festzulegen. Verwende unsere Farben [Farben] und einen ruhigen, professionellen Stil.
Im kostenlosen Tarif hält Wisy jeden Build bei einem ersten funktionierenden Ausschnitt; rechnen Sie also zuerst mit Logins, Projekten und Dateien. Nachrichten und Rechnungen fordern Sie in Folgenachrichten an. Jede Änderung ist ein neuer Build, und ein fehlgeschlagener Build lässt die vorherige Version live. Wie diese Art von Werkzeug grundsätzlich funktioniert, erklärt der Beitrag Was ist ein KI-App-Builder?
Logins, Rollen und „Jeder Kunde sieht nur seine Daten“
Das Portal verwaltet seine eigenen Konten. Passwörter werden als Hash gespeichert, Sitzungen liegen in HttpOnly-Cookies, wiederholte Fehlversuche beim Login werden gebremst, und Rollen werden in den eigenen Seiten und Routen des Portals durchgesetzt. Es gibt keinen von der Plattform bereitgestellten Login und kein SSO oder SAML. Wünschen sich Kunden „Mit Google anmelden“, kann das Portal das anbieten, mit OAuth-Zugangsdaten, die Sie in Ihrem eigenen Google-Konto erstellen und unter Integrationen eintragen.
Drei Rollen decken die meisten Firmen ab:
- Admin
- Sie. Legt Kunden und Benutzer an, sieht alles, verwaltet Rechnungen.
- Mitarbeiter
- Ihr Team. Lädt Dateien hoch und beantwortet Nachrichten; fordern Sie bei Bedarf an, dass Mitarbeiter nur zugewiesene Kunden sehen.
- Kunde
- Sieht nur Inhalte in den Projekten des eigenen Unternehmens und lädt nur dort hoch.
Machen Sie das Portal nur auf Einladung zugänglich. Kann sich jeder registrieren, legen Fremde Konten an, auch wenn sie nichts sehen. Mit eingerichtetem SMTP erlaubt eine Einladungs-E-Mail jedem neuen Benutzer, sein Passwort selbst zu wählen; ohne SMTP vergeben Sie ein vorläufiges Passwort und teilen es telefonisch mit.
Ist ein mit KI gebautes Kundenportal sicher?
Die Plattformseite ist solide: Jede Website läuft auf eigener Rechenumgebung, nicht signierte Anfragen werden abgewiesen, bevor Code ausgeführt wird, der Build-Agent hat keinen dauerhaften Zugriff auf Ihr Konto oder Ihre Schlüssel, und Schlüssel unter Integrationen werden verschlüsselt und nie wieder angezeigt. Prüfen müssen Sie Ihre eigenen Zugriffsregeln. Fehlerhafte Zugriffskontrolle steht in den OWASP Top 10:2025 auf Platz eins, und laut OWASP wies jede getestete Anwendung irgendeine Form davon auf. Ein typisches Beispiel: Man öffnet den Datensatz eines anderen, indem man eine ID in der Adresszeile ändert. Die Lösung ist, dass jede Seite den Kunden des angemeldeten Benutzers ermittelt und danach filtert, statt der ID in der URL zu vertrauen. Testen Sie es: Melden Sie sich als Kunde A an, kopieren Sie eine Projektadresse, melden Sie sich als Kunde B an und fügen Sie sie ein. Sie sollten eine „Nicht gefunden“-Seite erhalten.
Private Dateifreigabe mit kurzlebigen Download-Links
Die Dateifreigabe ist meist der Grund, warum Firmen ein Portal wollen; es lohnt sich also, genau zu wissen, wie sie funktioniert. Dateien landen direkt im privaten Speicher der Website, und das Portal vermerkt, zu welchem Kunden und Projekt jede gehört. Klickt jemand auf „Herunterladen“, prüft das Portal, ob der angemeldete Benutzer die Datei sehen darf, und erzeugt erst dann einen signierten Link, der nach wenigen Minuten abläuft. Leitet ein Kunde diesen Link weiter, funktioniert er kurz darauf nicht mehr; die Datei selbst liegt nie unter einer öffentlichen Adresse.
Können Kunden Dateien für mich hochladen?
Ja. Kunden können in ihren eigenen Projekten hochladen, und Sie können in deren Projekte hochladen. Jede Datei darf bis zu 25 MB groß sein; PDFs, Bilder, Office-Dokumente und ZIP-Archive funktionieren. Jeder Upload zählt zum Speicher und zur Bandbreite Ihres Tarifs, ebenso jeder private Download. Wie viel Sie verbrauchen, sehen Sie im Bereich „Ressourcen“ Ihres Kontos.
Drei Gewohnheiten halten den Speicher im Griff:
- Fordern Sie eine Funktion zum Archivieren oder Löschen alter Projekte an, damit abgeschlossene Arbeit nicht Ihren Speicher füllt.
- Für sehr große Lieferungen wie Video-Master oder umfangreiche Bildarchive nutzen Sie einen Dienst zur Dateiübertragung und posten den Link im Projekt.
- Lassen Sie bei Uploads anzeigen, wer sie wann hochgeladen hat; dann beantwortet sich „Welche Version ist die finale?“ von selbst.
Benachrichtigungen bei neuen Dateien und Nachrichten (SMTP)
Das Portal verschickt E-Mails über Ihr eigenes SMTP-Konto, also die Einstellungen für den Postausgang Ihres E-Mail-Anbieters. Server, Port, Benutzername, Passwort und Absenderadresse tragen Sie unter Integrationen ein. Bis dahin funktioniert das Portal, verschickt aber nichts; das heißt auch, dass Einladungen und Passwort-Zurücksetzungen niemanden erreichen. Richten Sie SMTP ein, bevor Sie Kunden einladen.
Sinnvolle Benachrichtigungen sind:
- An den Kunden: Sie haben eine Datei hochgeladen, eine Nachricht geschrieben oder eine Rechnung gestellt.
- An Sie: Ein Kunde hat eine Datei hochgeladen oder geantwortet.
- An neue Benutzer: eine Einladung zum Festlegen des Passworts sowie Codes zum Zurücksetzen des Passworts.
Setzen Sie nie einen Download-Link in die E-Mail. Signierte Links laufen nach wenigen Minuten ab, und eine E-Mail wird womöglich erst Stunden später gelesen. Verlinken Sie stattdessen die Projektseite, auf der sich der Kunde anmeldet und herunterlädt. Werden E-Mails pro Ereignis zu viel, lassen Sie sich stattdessen eine Sammel-E-Mail schicken: Zeitgesteuerte Jobs können alle 30 bis 60 Minuten laufen und eine Übersicht verschicken, was Kunden hochgeladen haben.
Rechnungen und Zahlungen über Ihr Stripe-Konto
Viele Firmen schreiben Rechnungen weiterhin in ihrer Buchhaltungssoftware und hängen das PDF einfach an einen Rechnungsdatensatz im Portal, mit einem Status, den sie von Hand pflegen. Das ist eine gute erste Version. Sollen Kunden direkt im Portal bezahlen, kann der Builder einen Button „Jetzt bezahlen“ ergänzen, der Ihr eigenes Stripe-Konto nutzt.
Der Ablauf ist sicher aufgebaut: Das Portal speichert zuerst den Zahlungsversuch, schickt den Kunden zum Stripe-Checkout und markiert die Rechnung erst dann als bezahlt, wenn Stripes signierte Benachrichtigung die Zahlung bestätigt – nie nur deshalb, weil der Kunde auf einer Danke-Seite gelandet ist. Ihre Stripe-Schlüssel tragen Sie unter Integrationen ein; dort erscheint auch die Anleitung zur Einrichtung, und bis dahin bleiben Zahlungen inaktiv. Nutzen Sie zuerst den Testmodus von Stripe, bezahlen Sie eine Rechnung von Anfang bis Ende und wechseln Sie dann zu den Live-Schlüsseln.
Zwei Einschränkungen. WisyLink verwaltet nie Ihr Zahlungskonto, es gelten also die Gebühren und Bedingungen von Stripe. Und Stripe steht nicht in jedem Land für Unternehmen zur Verfügung (in Deutschland, Österreich und der Schweiz schon); wo es fehlt, lässt sich jeder Zahlungsanbieter mit API auf dieselbe Weise anbinden. Für eine monatliche Pauschale kann das Portal den Abo-Status jedes Kunden speichern und in seinem Dashboard anzeigen.
Sicherheits-Checkliste, bevor Sie Kunden einladen
Gehen Sie diese Liste einmal vor dem Start durch und erneut nach jeder Änderung an Konten, Rollen oder Dateien:
- Trennung: Rufen Sie mit zwei Testkunden jede Projekt-, Datei- und Rechnungsadresse des einen auf, während Sie als der andere angemeldet sind.
- Admin-Seiten: Öffnen Sie den Admin-Bereich als Kunde angemeldet; der Zugriff muss verweigert werden.
- Registrierung geschlossen: Prüfen Sie in einem privaten Browserfenster, dass sich ohne Einladung kein Konto anlegen lässt.
- Ablaufende Links: Kopieren Sie einen Download-Link, warten Sie 15 Minuten und öffnen Sie ihn erneut; er darf nicht mehr funktionieren.
- Admin-Passwort: Ersetzen Sie ein Startpasswort aus der Build-Notiz durch ein langes, einmaliges Passwort.
- E-Mail: Lassen Sie einem Testbenutzer eine Passwort-Zurücksetzung schicken und prüfen Sie, ob sie ankommt, auch im Spam-Ordner.
- Zahlungen: Schließen Sie eine Testzahlung ab und prüfen Sie, dass die Rechnung erst nach der Bestätigung durch Stripe als bezahlt gilt.
- Kapazität: Prüfen Sie im Bereich „Ressourcen“, wie viel Spielraum Sie bei Speicher, Datenbank und Bandbreite haben.
- Aufräumen: Löschen Sie Testkunden, Testdateien und Testrechnungen.
- Schlüssel: Stellen Sie sicher, dass nie ein Schlüssel oder Passwort in den Chat eingefügt wurde; sie gehören ausschließlich unter Integrationen.
Zwei ehrliche Grenzen sollten Sie abwägen: WisyLink veröffentlicht keine Angaben zum Speicherort der Daten und keine Compliance-Zertifizierungen. Verlangt ein Kundenvertrag oder die DSGVO solche Zusagen, etwa im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags, fragen Sie nach, bevor Sie sich festlegen. Und laut den Nutzungsbedingungen von WisyLink sind Sie dafür verantwortlich, das von der KI Gebaute zu testen – genau dafür ist diese Checkliste da.
Geben Sie dem Portal zum Schluss eine eigene Adresse. Mit einem einzigen DNS-Eintrag verbinden Sie eine Subdomain wie portal.ihrefirma.de, während Ihre Hauptwebsite und Ihre E-Mails bleiben, wo sie sind; die Schritte stehen im Leitfaden zum Verbinden einer eigenen Domain. Eine eigene Domain können Sie in jedem Tarif verbinden, auch im kostenlosen; damit das Portal über 30 Tage hinaus online bleibt, vergleichen Sie die Tarife in der Preisübersicht.
Bauen Sie Ihr Kundenportal noch diese Woche
Notieren Sie Ihre Datensätze und Rollen, passen Sie den Prompt oben an und schicken Sie ihn ab. Melden Sie sich als Admin an, legen Sie zwei Testkunden an und versuchen Sie, die Trennung zu umgehen, bevor sich ein echter Kunde anmeldet. Wenn Sie noch abwägen, ob Sie selbst bauen oder einen Freelancer beauftragen, hilft der Vergleich KI-App-Builder oder Entwickler beauftragen bei der Entscheidung.
Die erste Version können Sie kostenlos bauen und testen: Mit Community starten, ohne Kreditkarte. Wie jede Website isoliert und ausgeliefert wird, lesen Sie unter So ist WisyLink aufgebaut.
F.A.Q.