Cómo crear un formulario con subida de archivos usando IA

Para crear con IA un formulario con subida de archivos, enumera los campos, los documentos necesarios, los tipos de archivo admitidos y quién revisa. El creador genera el formulario, valida los datos, guarda los archivos en privado tras enlaces que caducan, registra cada envío y da a los revisores una lista de administración. Los avisos por correo usan tu SMTP.

• Tu lista de campos, documentos, tipos de archivo y revisores es la especificación. Escríbela antes del prompt.
• Los archivos subidos son privados por defecto y solo se abren mediante enlaces de corta duración, para revisores con sesión iniciada.
• Cada archivo puede ocupar hasta 25 MB, y las subidas cuentan para el almacenamiento y el ancho de banda de tu plan.
• Los revisores trabajan en una lista protegida con inicio de sesión, con estados y notas, filtrada por estado, puesto o fecha.
• Los avisos por correo y las respuestas automáticas usan tu propia cuenta SMTP; los envíos se guardan en cualquier caso.
• Recoge solo lo que necesitas, explica cuánto tiempo lo conservas y crea el botón de borrar antes de que llegue el primer candidato.

Cuándo un formulario a medida supera a una herramienta genérica

Las herramientas de formularios genéricas son excelentes para encuestas, inscripciones y formularios de contacto sencillos. Se vuelven incómodas cuando hay documentos y decisiones de por medio: una persona de selección que ordena currículums por fase, una agencia que reúne archivos de marca antes de la reunión de arranque, una empresa de reformas que compara fotos de veinte baños. Entonces el formulario es la puerta de entrada a un proceso de revisión.

Si necesitas diez preguntas y ningún archivo, usa una herramienta genérica o una página de registro sencilla como la de la guía de la landing page de lista de espera. Crea el tuyo propio cuando haya archivos, estados y varios revisores.

Planifica los campos, la validación y los tipos de archivo admitidos

Escribe una especificación de una página. Te ahorrará varias compilaciones.

• Campos: nombre, tipo (correo, teléfono, fecha, número, opción, texto largo), obligatorio u opcional, y cualquier condición, como mostrar «URL del portafolio» solo para los puestos de diseño.
• Validación: se comprueba al instante en el navegador por comodidad, y otra vez en el servidor, que es donde cuenta. Anota límites como «descripción de hasta 1000 caracteres».
• Documentos: cuáles, cuáles son obligatorios y cuántos archivos por campo.
• Tipos admitidos: una lista de permitidos, como PDF y DOCX para documentos y JPG, PNG y HEIC para fotos. Las fotos HEIC de los iPhone no se previsualizan en todos los navegadores, así que puede que los revisores tengan que descargarlas.
• Tamaño: 25 MB por archivo es el máximo de la plataforma. Fija un límite menor si tus archivos son más pequeños; 10 MB bastan para casi cualquier currículum.
• Revisores y estados: quién revisa, por qué estados pasa un envío y quién puede borrar.
• Conservación: cuánto tiempo guardas los envíos y los archivos.

La File Upload Cheat Sheet de OWASP (en inglés), una referencia de seguridad de uso habitual, recomienda justo esto: permitir solo una lista de extensiones, no fiarse del tipo de archivo que declara el navegador, renombrar los archivos y fijar límites de tamaño. Incluye esas reglas en tu prompt.

Pide solo los documentos que de verdad vayas a usar. Un currículum y una carta de presentación, sí; una copia del pasaporte en la primera fase, casi nunca. Cada documento extra es algo más que proteger, almacenar y, al final, borrar.

Créalo: pasos y tres plantillas de prompt

1. Termina tu especificación y abre un chat nuevo de WisyLink en la web o en la app para iOS o Android.
2. Pega la plantilla más parecida de las de abajo, adaptada con tus campos, tus reglas de archivos y tus estados.
3. Cuando termine la compilación, lee la nota final: te dice cómo entrar en el área de administración y que el correo espera tus datos de SMTP en Integraciones. Nunca pegues contraseñas ni claves en el chat.
4. Prueba con archivos reales (el más grande que permitas, un tipo incorrecto, una foto del teléfono, un duplicado) y después actúa como revisor: abre un archivo, cambia un estado, añade una nota y borra un envío de prueba.
5. Ajusta en el mismo chat. Cada cambio es una compilación nueva, y una compilación fallida nunca sustituye el formulario en línea.
6. Pásalo a un plan de pago antes de que se presente gente real. Los enlaces gratuitos duran 30 días más una semana marcados para eliminación, y los envíos y los archivos desaparecen con ellos.

Formulario de candidaturas de empleo

Crea una web de empleo para Clínica Dental Sonrisa con tres puestos abiertos guardados como datos, cada uno en su propia página con un formulario de candidatura: nombre completo, correo, teléfono, puesto (preseleccionado), años de experiencia, permiso de trabajo (sí/no), currículum (obligatorio, PDF o DOCX) y carta de presentación (opcional, PDF o DOCX), 10 MB por archivo, guardados de forma privada. Muestra una página de confirmación con un número de referencia. Administración: una lista protegida con inicio de sesión, de la más reciente a la más antigua, con filtros por puesto y estado (Nueva, En revisión, Entrevista, Oferta, Descartada), notas internas y botones para abrir cada archivo. A través de mi cuenta SMTP, avísame por correo de cada candidatura nueva y envía al candidato un acuse de recibo. Añade un enlace al aviso de privacidad que indique que conservamos las candidaturas 6 meses, y un botón de administración que borre una candidatura junto con sus archivos.

Formulario de alta de clientes

Crea un formulario de alta de clientes en tres pasos para Estudio Norte, una agencia de branding. Paso 1: empresa, web, persona de contacto, correo. Paso 2: tipo de proyecto (logo, marca completa, web), rango de presupuesto, fecha límite. Paso 3: archivos del logo actual y manual de marca, hasta 5 archivos PDF, PNG, JPG o ZIP de 25 MB cada uno, guardados de forma privada. Permite a los clientes guardar su progreso y volver mediante un enlace privado para continuar. Administración: lista de altas con estado (Nueva, Llamada agendada, Propuesta enviada, Ganada, Perdida), notas y un miembro del equipo asignado. Avísame por correo de cada alta completada.

Formulario de solicitud de presupuesto

Crea una página de solicitud de presupuesto para Reformas Roble y Hierro: nombre, teléfono, correo, código postal, tipo de obra (cocina, baño, ampliación, otra), descripción de hasta 1000 caracteres, horario preferido de contacto y hasta 6 fotos (JPG, PNG o HEIC, 25 MB cada una, privadas). Explica en la página de agradecimiento qué pasa a continuación. Administración: solicitudes filtradas por tipo de obra y estado (Nueva, Visita agendada, Presupuestada, Ganada, Perdida), con notas y una galería de fotos por solicitud. Añade un campo trampa oculto (honeypot) y limita los envíos por dirección de correo. Avísame por correo de cada solicitud a través de mi cuenta SMTP.

Si más adelante los clientes deben iniciar sesión para ver archivos y novedades del proyecto, lo que necesitas es un portal y no un formulario; consulta cómo crear un portal de clientes sin código.

Subida de archivos: privados o públicos y límites de tamaño

¿Los archivos subidos son privados? Sí, por defecto. El navegador del visitante envía cada archivo directamente al almacenamiento de archivos del sitio mediante una subida firmada de un solo uso, y el sitio lo asocia al envío. Un archivo privado solo se puede abrir con un enlace que el sitio genera a petición, después de comprobar que quien lo pide es un revisor con sesión iniciada. Cada enlace caduca en pocos minutos, así que un enlace reenviado deja de funcionar casi enseguida.

Los archivos públicos son para lo que está pensado para verse, como las imágenes de una galería; cualquiera con la URL puede abrirlos, y las subidas públicas rechazan HTML, SVG y scripts para que un archivo no pueda ejecutar código en tu sitio. Mantén privados los documentos de candidaturas y de altas.

¿Qué tamaño pueden tener los archivos? Hasta 25 MB cada uno. Algunos límites más que conviene tener en cuenta:

• Las subidas cuentan para el almacenamiento de archivos y el ancho de banda de tu plan. Cada vez que un revisor abre un archivo privado, esa descarga también cuenta para el ancho de banda.
• La plataforma limita cuántos archivos puede subir una misma dirección IP por minuto, lo que frena las avalanchas automatizadas.
• Cuando se alcanza un tope, el formulario avisa de que ahora mismo no puede aceptar archivos en lugar de fallar sin decir nada; el panel Recursos muestra cuánto has usado de cada tope.
• Para portafolios en video o planos muy grandes, pide un campo para un enlace a un servicio de intercambio de archivos en lugar de una subida.

Las capacidades publicadas de WisyLink no incluyen un análisis antivirus, así que trata con cuidado los archivos de desconocidos: ábrelos en un visor, mantén tu software actualizado y nunca actives las macros de un documento que te haya enviado alguien.

Revisión de envíos: lista de administración, estados y notas

En el área de administración, pide:

• Una lista con filtros por estado, puesto o tipo de obra, y fecha. Los filtros buscan valores exactos, así que puedes encontrar a alguien por su correo exacto. No hay búsqueda de texto libre en conjuntos grandes de envíos; las listas de unos 100 o menos se pueden buscar al instante en el navegador.
• Una lista fija de estados que coincida con tu proceso real, y la fecha de cada cambio de estado.
• Notas con autor y hora, visibles solo para los revisores.
• Roles: revisores que pueden leer, comentar y cambiar estados, y un administrador que además puede borrar.
• Una exportación en CSV de los campos para hojas de cálculo. Los archivos se quedan en el almacenamiento; la exportación incluye los nombres de archivo, porque los enlaces a archivos privados caducan en pocos minutos.

Si la revisión acaba convirtiéndose en una oficina interna con aprobaciones y agenda, consulta cómo crear herramientas internas con IA.

Avisos y respuestas automáticas

¿Puedes recibir un correo por cada envío? Sí, a través de tu propia cuenta SMTP, que se añade una sola vez en Integraciones. Mientras no la añadas, no se envía nada, pero todos los envíos se siguen guardando.

• Aviso para ti: un resumen breve con un enlace al envío en el área de administración. No adjuntes los archivos subidos; el correo no es lugar para documentos privados.
• Respuesta automática a quien envía: una confirmación, el número de referencia, qué pasa a continuación y cuándo, y cómo retirar la solicitud.
• Correos de estado: plantillas como «te invitamos a una entrevista», que se envían con un botón que pulsa el revisor y no de forma automática, para que un clic equivocado no escriba a cincuenta personas.
• Resumen diario en lugar de un aviso por envío: una tarea en segundo plano comprueba cada 30 a 60 minutos y lo envía una vez al día. No hay ajuste de zona horaria, así que indica la hora en UTC.

Envía desde una dirección de tu propio dominio, con los registros SPF y DKIM que te dé tu proveedor de correo, para que los mensajes no acaben en spam.

Protección contra spam y límites de frecuencia

Los bots envían basura, y las subidas basura se comen tu almacenamiento. Combina varias defensas:

1. Límites de la plataforma. El tráfico tiene un límite de frecuencia por dirección IP antes de llegar a tu sitio, y las subidas de archivos también. Frenan las avalanchas, no a un spammer paciente.
2. Un campo trampa (honeypot): oculto para las personas, los bots lo rellenan y el servidor rechaza el envío.
3. Un límite por correo, como 10 envíos por hora desde una misma dirección, que ningún candidato real alcanza.
4. Comprobaciones en el servidor del tipo y el tamaño del archivo antes de aceptar una subida.
5. Marcado de duplicados: el mismo correo para el mismo puesto en un mismo día se marca, no se rechaza.
6. Un CAPTCHA si el spam continúa. Se puede conectar cualquier proveedor con API, con sus claves en Integraciones.

Privacidad: consentimiento, conservación y borrado de datos

Esto es una orientación general, no asesoramiento legal. El resumen de la Comisión Europea sobre los principios del RGPD es una buena lista de comprobación incluso fuera de la UE: recoge solo los datos que necesitas para la finalidad, no los conserves más tiempo del necesario, protégelos y explica a la gente qué haces con ellos. En España se aplican además la LOPDGDD y, en México, la LFPDPPP, que exige un aviso de privacidad.

• Base legal. El consentimiento no es la única base legal, y en las candidaturas de empleo a menudo no es la mejor. La Comisión señala que el consentimiento no se da libremente cuando hay un claro desequilibrio de poder, como entre empresa y trabajador. Decide tu base legal con quien se ocupe de la protección de datos en tu organización.
• Aviso de privacidad. Enlázalo junto al botón de enviar: quién eres, para qué recoges los datos, cuánto tiempo los conservas, quién los ve y cómo pedir que se borren. Pide casillas aparte para cualquier uso extra, como conservar un currículum para futuros puestos.
• Conservación. Elige un plazo, como seis meses después de cerrar el puesto, y pide el borrado automático. Una tarea en segundo plano se ejecuta cada 30 a 60 minutos y borra en lotes pequeños los envíos caducados y sus archivos.
• Borrado a petición. Un botón de administración que borre a la vez un envío y sus archivos. La guía de la Comisión sobre las solicitudes de los interesados indica que hay que responder sin demora indebida y, en principio, en el plazo de un mes.
• Acceso. Solo los revisores pueden abrir los archivos, mediante enlaces de corta duración, y las páginas de revisión nunca se sirven desde una caché compartida.
• Categorías sensibles. Los datos de salud y otras categorías similares tienen reglas adicionales. No los recojas en un formulario general.

La política de privacidad de WisyLink pide a los propietarios que no publiquen información privada o regulada sin sus propios controles de acceso y su propia revisión de cumplimiento, y no indica una ubicación de alojamiento. Si tu organización necesita que los datos se queden en una región concreta o un contrato de encargo de tratamiento firmado, confírmalo con WisyLink antes de recoger documentos. Después, prueba el flujo completo, incluido el borrado, antes del lanzamiento; eres responsable de revisar lo que ha construido la IA.

El mecanismo de consentimiento es el mismo para las suscripciones de marketing; la guía del quiz para captar leads muestra cómo guardar la prueba del consentimiento.

Crea tu formulario con subida de archivos en WisyLink

Escribe la especificación, elige la plantilla más parecida y describe tu formulario en un mensaje. WisyLink construye el formulario, el almacenamiento privado de archivos, la lista de revisión y los avisos por correo como una sola app alojada, con cada sitio aislado de los demás. Consulta cómo está construido WisyLink para conocer los detalles de aislamiento y fiabilidad.

Empieza gratis con el plan Community, sin tarjeta, y haz pruebas con tus propios archivos. Pasa a un plan de pago antes de que lleguen envíos reales, para que el formulario, sus datos y sus archivos sigan en línea.