Sistema de reservas online con IA: sin dobles reservas

Para crear un sistema de reservas online con IA, anota servicios, duraciones, horarios y reglas, y descríbelos en un solo prompt. El creador genera la página de reservas, guarda las citas en una base de datos, bloquea los horarios ocupados y te da un área de administración. Correos y anticipos se activan al añadir tus claves de SMTP y Stripe.

• Escribe primero tus reglas de disponibilidad: duraciones, márgenes entre citas, antelación mínima, ventana de reserva, personal y política de cancelación. Un creador solo puede aplicar las reglas que le has dado.
• Las dobles reservas se evitan con una escritura protegida: un horario solo se ocupa si sigue libre en ese instante, así que dos personas que reservan a la vez no pueden quedarse ambas con él.
• Tu área de administración es donde ves, mueves y cancelas reservas y bloqueas días libres; el personal puede tener sus propios accesos y agendas.
• Las confirmaciones y los recordatorios salen por tu propia cuenta SMTP, y los recordatorios se ejecutan cada 30 a 60 minutos, así que no son exactos al minuto.
• Los anticipos usan tu propia cuenta de Stripe, y una reserva se confirma solo cuando el webhook de Stripe indica que el pago se completó.
• Prueba con dos teléfonos antes del lanzamiento; después pasa el sitio a tu dominio y añade el enlace de reservas a tu Perfil de Empresa de Google.

Qué necesita una web de reservas y qué reglas anotar antes

Vista desde fuera, una web de reservas (de citas, o de turnos, como se dice en buena parte de Latinoamérica) es sencilla: eliges un servicio, eliges una hora y listo. El trabajo de verdad está en las reglas que hay detrás del calendario. Ponlas por escrito antes de escribir el prompt.

Servicios, duraciones y personal

Enumera cada servicio que se puede reservar con su duración, su precio y quién puede hacerlo. Piensa en una peluquería con dos sillones: un corte dura 45 minutos, un tinte 120 minutos más 15 de limpieza y un arreglo de barba 20 minutos. Ana trabaja de martes a sábado, de 9:00 a 17:00; Bruno, de jueves a domingo, de 10:00 a 18:00; solo Ana hace tintes. Ese párrafo ya es casi todo un sistema de reservas.

Profesores particulares, consultores y clínicas comparten esa estructura: sesiones, duraciones, personas. Las clases y los alquileres son distintos, porque tienen aforo. En una clase de yoga de 12 plazas o una flota de cuatro kayaks, «reservado» significa «no quedan plazas», no «alguien tiene esta hora».

Lista de reglas de disponibilidad

Intervalo entre horarios

Cada cuánto se ofrece una hora de inicio, por ejemplo cada 15 o 30 minutos. Los intervalos cortos rellenan huecos; los largos mantienen el día ordenado.

Margen

Tiempo bloqueado después de una cita para limpiar, tomar notas o desplazarse. Forma parte de esa cita, no de la del siguiente cliente.

Antelación mínima

Con cuánta antelación se puede reservar como mínimo, por ejemplo nunca con menos de dos horas.

Ventana de reserva

Hasta cuándo se abre el calendario, por ejemplo ocho semanas.

Aforo

Cuántas reservas admite un horario: una por persona del equipo, o un número de plazas en clases y alquileres.

Política de cancelación

Hasta cuándo pueden los clientes cancelar o cambiar la cita por su cuenta, y qué pasa con el anticipo después.

Añade tu zona horaria, los días que cierras y si las reservas se confirman al instante o esperan tu aprobación. La confirmación instantánea encaja con la mayoría de los negocios de servicios; la aprobación, con solicitudes de alto valor o poco habituales.

Constrúyelo paso a paso con una plantilla de prompt

1. Escribe tus servicios y reglas en una nota, siguiendo la lista anterior.
2. Crea una cuenta gratuita en Community (sin tarjeta) y empieza un chat nuevo en la web o en la app móvil.
3. Adjunta tu lista de precios si la tienes, en PDF, hoja de cálculo o foto. Los archivos de referencia de hasta 25 MB cada uno se leen como contexto.
4. Pega la plantilla de abajo con tus datos. Si Wisy te hace una pregunta, respóndela; si no, la compilación empieza y va informando de su avance en el chat.
5. Lee la nota final de la compilación. Explica cómo entrar en el área de administración y qué integraciones, como el correo o Stripe, esperan tus datos.
6. Añade esos datos en Integraciones, nunca en el chat.
7. Haz las pruebas de la sección siguiente y después pide cambios en el mismo chat.

Crea una web de reservas para [nombre del negocio], [tipo de negocio] en [ciudad]. Zona horaria: [Europe/Madrid o America/Mexico_City].

Servicios (nombre, duración, precio en tu moneda, quién lo hace): [Corte, 45 min, 40, Ana o Bruno]; [Tinte, 120 min más 15 min de margen, 95, solo Ana]; [Arreglo de barba, 20 min, 15, solo Bruno].

Horario del personal: [Ana: mar–sáb 09:00–17:00]; [Bruno: jue–dom 10:00–18:00]. Los clientes eligen un servicio, luego una persona o «cualquiera disponible», y después una hora libre.

Reglas: horas de inicio cada [15] minutos; reservar con al menos [2 horas] y como máximo [8 semanas] de antelación; los clientes pueden cancelar o cambiar la cita hasta [24 horas] antes. Nunca permitas que dos reservas se solapen para la misma persona del equipo, márgenes incluidos, aunque dos clientes reserven en el mismo momento. Carga las horas disponibles en vivo al elegir una fecha.

Formulario de reserva: nombre, teléfono, correo y nota opcional. Después, muestra una confirmación con un código de reserva y un enlace para cancelar o cambiar la cita.

Administración: un área privada con las reservas de hoy y las próximas de cada persona del equipo, donde pueda mover o cancelar reservas y bloquear días libres, festivos y descansos. El personal tiene su propio acceso y ve solo su agenda.

Correo: a través de mi cuenta SMTP, una confirmación al hacer la reserva y un recordatorio unas 24 horas antes.

Anticipos: un anticipo de [20] con Stripe para [Tinte]. Retén el horario durante 30 minutos mientras el cliente paga y libéralo si el pago no se completa.

Es un sistema completo en un solo mensaje. En el plan gratuito, Wisy limita cada compilación a una primera versión que funcione, así que cuenta con tener primero el flujo de reserva y la administración, y los correos y los anticipos en compilaciones posteriores; los planes de pago permiten compilaciones más completas y menos espera entre ellas. Tienes más plantillas en nuestras plantillas de prompts para crear páginas web con IA, y el proceso general en cómo crear una página web con IA.

Cómo se evitan las dobles reservas

Las dobles reservas son un problema de tiempos. Dos clientes abren la página a las 10:00 y ambos ven libres las 15:00. Los dos tocan Reservar en el mismo segundo. Un sistema ingenuo comprueba «¿están libres las 15:00?» para cada solicitud, recibe «sí» dos veces y escribe dos reservas.

La capa de datos de WisyLink tiene una actualización protegida justo para este caso. La app ocupa el horario con una sola instrucción: tómalo solo si sigue libre. La comprobación y la escritura ocurren en un único paso, así que un cliente se queda con la reserva y el otro ve al instante «Esa hora acaba de ocuparse, elige otra». La misma protección evita vender plazas de más en una clase: el número de plazas solo baja mientras es mayor que cero.

Hay dos detalles que deben estar en tu prompt y en tus pruebas:

• Solapamientos, no solo horas de inicio idénticas. Un corte de 45 minutos a las 14:30 y un tinte de 120 minutos a las 13:00 nunca comparten hora de inicio, pero chocan. Pide «sin reservas que se solapen, márgenes incluidos».
• Disponibilidad en vivo. Las páginas se guardan en caché y se actualizan en aproximadamente un minuto tras un cambio de datos, así que un horario puede parecer libre durante un momento después de ocuparse. La protección sigue bloqueando la segunda reserva, pero la experiencia es mejor si las horas libres se cargan al momento al elegir la fecha, y por eso la plantilla lo pide.

La prueba lleva dos minutos. Abre la página de reservas en dos teléfonos, elige el mismo servicio, la misma persona y la misma hora, y toca Reservar en los dos a la vez: solo una de las dos reservas debe salir bien. Después intenta una reserva que se solape 15 minutos con otra existente, y otra dentro de un descanso bloqueado. Si algo se cuela, describe en el chat lo que pasó y pide que lo corrijan.

Tu área de administración: ver, mover y cancelar reservas

Tu sitio gestiona sus propias cuentas para ti y tu equipo, con contraseñas protegidas con hash, cookies de sesión y roles. Eso es lo que hace posible un área de administración en condiciones:

• Vista del día: las reservas de cada persona del equipo con el nombre del cliente, el servicio, el teléfono y las notas.
• Mover: elige una hora nueva para una reserva. Mover usa la misma protección que reservar, así que no puedes meter por error a un cliente en un horario ocupado.
• Cancelar: libera el horario para otros clientes al instante.
• Bloquear tiempo: días libres, festivos, la pausa del almuerzo o una semana de vacaciones, que desaparecen del calendario público.
• Accesos del personal: cada persona gestiona solo su agenda, y el rol de administrador ve la de todos.
• Exportar: un CSV de reservas para tu asesor contable o para tus registros.

Bloquear un día no cancela las reservas que ya tenga. Pide un aviso que las enumere cuando bloquees un día con citas, y contacta tú a esos clientes. El área de administración es una página web, así que funciona en el navegador de tu teléfono; añádela a la pantalla de inicio y se comportará como una app en la recepción.

Correos de confirmación y recordatorio

El correo sale por tu propia cuenta SMTP: el acceso de envío de tu buzón de empresa o de un servicio de envío de correo. Cuando la compilación añade el correo, Integraciones muestra una entrada de correo (SMTP) con servidor, puerto, usuario, contraseña y dirección del remitente. Rellénala una vez; los valores se cifran y no se vuelven a mostrar.

Hasta entonces, no se envía ningún correo. Las reservas siguen funcionando y los clientes siguen viendo en pantalla su confirmación y su código de reserva. Eso basta para un lanzamiento discreto, pero no abras las reservas al público sin confirmaciones: quien no recibe nada puede volver a reservar u olvidar la hora.

Los recordatorios necesitan algo que se active y los envíe mientras nadie está en el sitio. Los sitios de WisyLink pueden ejecutar tareas programadas para eso, con un intervalo fijo de 30 a 60 minutos. Así que «24 horas antes» significa en realidad «con alrededor de una hora de margen respecto a la marca de 24 horas»: una cita el jueves a las 15:00 recibe su recordatorio en torno a las 15:00 del miércoles, con hasta una hora de diferencia. Eso sirve para recordatorios y no sirve para nada que deba ocurrir al minuto. Conviene pedir dos salvaguardas: marcar cada reserva cuando se envía su recordatorio, para que una ejecución repetida nunca lo envíe dos veces, y saltarse las reservas canceladas.

Los recordatorios por SMS son posibles a través de la API de un proveedor de SMS, con tu propia cuenta y tus claves; pídelos como una función aparte y pruébalos. Con los calendarios pasa lo mismo. Los clientes pueden recibir un archivo «añadir al calendario» con su confirmación, pero la sincronización bidireccional con tu Google Calendar no viene incluida. Se puede conectar mediante una integración que use tus propias credenciales de Google, así que pídela de forma explícita y pruébala antes de depender de ella.

Anticipos o pago completo con tu cuenta de Stripe

¿Pueden los clientes pagar un anticipo al reservar? Sí. WisyLink no procesa pagos por sí mismo: tu sitio llama a Stripe, o a otro proveedor con API, usando tu propia cuenta, y el dinero va a ti. Primero comprueba que Stripe admite empresas de tu país; está disponible, por ejemplo, en España y en México. Otros proveedores, como Mercado Pago o Bizum, se pueden conectar a través de su API, aunque esa conexión no está verificada.

Un flujo de anticipo correcto tiene cinco pasos. Conocerlos te permite probar cada uno:

1. El cliente elige una hora. El sitio guarda la reserva como pendiente y retiene el horario.
2. El cliente pasa a una página de pago de Stripe para abonar el anticipo.
3. Stripe envía a tu sitio un webhook firmado cuando el pago se completa. Solo entonces se confirma la reserva y se envía el correo de confirmación.
4. Si el cliente abandona el pago, la retención caduca y el horario vuelve a quedar libre. Treinta minutos es una retención sensata, y además es la caducidad más corta que Stripe permite para una sesión de pago.
5. Las cancelaciones dentro de tu política se reembolsan desde tu panel de Stripe, o con un botón de reembolso en la administración si lo pides.

El paso 3 es el que importa. La página a la que llega el cliente después de pagar no demuestra nada: cualquiera puede abrir esa dirección, y algunos clientes cierran la pestaña antes de que cargue. La propia guía de gestión de pedidos de Stripe dice que los webhooks son necesarios por este motivo, y WisyLink construye los pagos así: la reserva se escribe primero y solo la confirma el webhook verificado.

En Integraciones, empieza con las claves de prueba de Stripe, haz algunas reservas con las tarjetas de prueba de Stripe y después cambia a tus claves reales. Mientras no haya claves, los pagos siguen inactivos, así que no anuncies los anticipos antes. Stripe cobra una comisión por cada pago; tenla en cuenta al fijar el importe del anticipo.

Web de reservas a medida o software por suscripción

El software de reservas es una categoría madura, y para muchos negocios una suscripción es la respuesta correcta. Una comparación honesta:

Elige una suscripción si necesitas desde el primer día sincronización bidireccional del calendario, recordatorios por SMS y conexión con el punto de venta, y tus reglas son estándar. Elige una web a medida si tus reglas no encajan en una plantilla (duraciones mixtas, aforos, aprobaciones, paquetes), si el precio por persona se dispara con tu equipo o si quieres que las reservas formen parte de tu propia web en lugar de ser un enlace a la de otro.

Lanzamiento: dominio, Perfil de Empresa de Google y SEO

Antes de que la vean tus clientes, haz la prueba de las dobles reservas, completa una reserva de principio a fin en un teléfono, cancélala con el enlace del cliente y comprueba que llegan todos los correos. Los términos de WisyLink dejan en tus manos revisar y probar lo que construye la IA, y un sistema de reservas es justo donde un caso límite sin probar cuesta citas reales. Nuestro ensayo sobre cómo evaluar lo que se genera explica por qué una lista de pruebas repetible supera a un vistazo rápido.

1. Pásala a tu dominio. Los enlaces gratuitos duran 30 días, así que un sistema de reservas en uso necesita un plan de pago. Conecta un dominio como citas.tupeluqueria.com antes de imprimir nada; nuestra guía para conectar un dominio propio explica los pasos de DNS.
2. Añade el enlace de reservas en Google. En tu Perfil de Empresa de Google puedes añadir un enlace para pedir cita, para que la gente reserve directamente desde la Búsqueda y Maps.
3. Usa el enlace en todas partes. Biografías de redes sociales, firmas de correo, recibos y el cartel del mostrador.
4. Ayuda a los buscadores. Cada sitio de WisyLink sirve HTML legible, títulos y descripciones, un sitemap y robots.txt. Pide una página por servicio con una descripción y un precio reales, y datos estructurados de negocio local con tu dirección, teléfono y horario.

Crea tu web de reservas

Describe tus servicios y reglas en un mensaje y recibe una página de reservas en vivo: empieza gratis en Community, sin tarjeta. Pruébala con dos teléfonos, añade tus claves de SMTP y Stripe, y después pásala a tu propio dominio (vale cualquier plan) y elige un plan de pago para mantenerla en línea. Para otras cosas que puedes construir de la misma forma, mira los casos de uso.