Eventanmeldung mit KI erstellen: RSVP-Seite mit Warteliste

Eine RSVP- oder Anmeldeseite ist eine Webseite, auf der Gäste ihre Teilnahme zusagen, Optionen wie Menü oder Programmpunkt wählen und eine Bestätigung erhalten. Mit einem KI-Builder beschreiben Sie Veranstaltung, Fragen und Kapazität. Er speichert die Antworten, stoppt bei der Obergrenze, zeigt eine Live-Teilnehmerzahl und kann Tickets über Ihr Stripe-Konto verkaufen.

• Fragen Sie nur ab, was eine Entscheidung verändert: Personenzahl, Menüs, Programmpunkte und Bedürfnisse für Barrierefreiheit.
• Eine harte Kapazitätsgrenze braucht einen Platzzähler, der sich in einem einzigen Schritt aktualisiert, damit der letzte Platz an genau einen Gast geht.
• Checken Sie Gäste über einen kurzen Code ein. Die Suche nach einem exakten Code bleibt bei jeder Listengröße schnell; die Namenssuche eignet sich nur für kleine Listen.
• E-Mails und kostenpflichtige Tickets laufen über Ihr eigenes E-Mail-Konto (SMTP) und Ihr eigenes Stripe-Konto und bleiben aus, bis Sie die Schlüssel unter Integrationen eintragen.
• Kostenlose WisyLink-Links bleiben 30 Tage bestehen. Liegt Ihre Veranstaltung weiter in der Zukunft, wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Tarif, bevor die Einladungen rausgehen.

Was eine Anmeldeseite abfragen sollte

Drei Begriffe werden oft verwechselt, und der Unterschied entscheidet, was Sie bauen:

RSVP-Seite

Ein kostenloses Antwortformular für eingeladene Gäste: Zusage oder Absage, wie viele Personen und ein paar Details wie das Menü.

Anmeldeseite für Veranstaltungen

Eine Anmeldung für eine öffentliche oder halböffentliche Veranstaltung, meist mit Kapazitätsgrenze und manchmal mit Auswahl von Programmpunkten.

Ticketseite

Eine Anmeldung, die eine Zahlung entgegennimmt und für jede bezahlte Bestellung ein Ticket ausstellt.

Wenden Sie auf jedes Feld eine Regel an: Wenn die Antwort nicht verändert, was Sie bestellen, drucken, platzieren oder vorbereiten, fragen Sie nicht danach. Lange Formulare kosten Antworten, und jede Antwort sind personenbezogene Daten, für die Sie nach der DSGVO verantwortlich sind.

• Name und E-Mail. Über die E-Mail geht die Bestätigung raus, und Gäste können ihre Antwort später ändern.
• Teilnahme: ja oder nein. Lassen Sie „vielleicht“ weg; für einen Stapel Vielleichts kann niemand planen.
• Personenzahl mit einem Namen pro Gast. Namentliche Begleitpersonen ergeben eine Sitzordnung und Namensschilder, nicht nur eine Zahl.
• Menüwahl als feste Optionen, damit das Catering eine saubere Zahl pro Gericht bekommt.
• Ernährungswünsche und Allergien als Freitext, gespeichert beim Namen des Gastes, damit die Küche weiß, wer was hat.
• Auswahl des Programmpunkts bei Konferenzen und Meetups, jeweils mit eigener Obergrenze, wenn die Räume unterschiedlich groß sind.
• Bedürfnisse für Barrierefreiheit, formuliert als „Gibt es etwas, das wir wissen sollten, damit der Tag für Sie gut funktioniert?“

Verzichten Sie auf Telefonnummern, wenn Sie keine SMS schicken, auf Postadressen, wenn Sie nichts verschicken, und auf Geburtsdaten immer.

Mit einem einzigen Prompt bauen

Am schnellsten geht es mit einer vollständigen Nachricht. Notieren Sie die Fakten, die ein Builder nicht erraten kann: Name der Veranstaltung, Datum, Beginn und Ende mit Zeitzone, Adresse des Veranstaltungsorts, Kapazität, Anmeldeschluss und eine Ansprechperson für Fragen. Füllen Sie dann diese Vorlage aus:

Erstelle eine RSVP-Seite für [die Hochzeit von Mia und Leo] am [Samstag, 12. Juni 2027], [16 bis 23 Uhr, deutsche Zeit], in [Name und vollständige Adresse der Location]. Die Kapazität beträgt [120] Gäste.

Frage jeden Gast nach: Name, E-Mail, Zusage oder Absage, Anzahl der Personen (bis zu [2]) mit einem Namen pro Person, einer Menüwahl ([Rind, Fisch oder vegetarisch]) pro Person, Ernährungswünschen oder Allergien und [einem Musikwunsch].

Zähle jede Person einer Gruppe gegen die Kapazität und nimm nie mehr als [120] an, auch wenn zwei Personen im selben Moment absenden. Wenn alles voll ist, biete eine Warteliste an. Zeige „Noch [X] Plätze frei“ auf der Seite.

Gib jedem Gast einen kurzen Bestätigungscode und einen privaten Link, um die Antwort bis zum [15. Mai 2027] zu ändern oder zurückzuziehen. Füge einen Admin-Bereich mit allen Antworten, Summen pro Menü, der Warteliste, einem Check-in-Bildschirm für den Einlass und einem Button „CSV herunterladen“ hinzu. Schick eine Bestätigungs-E-Mail und einen Tag vor der Veranstaltung eine Erinnerung, sobald ich meine E-Mail-Einstellungen hinterlegt habe. Stil: [warme Abendtöne, Dunkelgrün und Gold, elegante Serifen-Überschriften]. Halte die Website aus Suchmaschinen heraus.

1. Schicken Sie den Prompt in einem neuen WisyLink-Chat im Web oder in der App ab. Fehlt etwas Wesentliches, stellt Wisy eine kurze Rückfrage; andernfalls startet der Build.
2. Verfolgen Sie den Build. Eine Live-Aufgabenliste zeigt die Arbeit, und wenn sie fertig ist, ist die Seite unter ihrer eigenen Adresse https://<id>.wisylink.com live.
3. Lesen Sie die Abschlussnotiz. Sie sagt Ihnen, wie Sie in den Admin-Bereich kommen und welche Einstellungen noch auf Sie warten, etwa E-Mail oder ein Passwort.
4. Tragen Sie Zugangsdaten unter Integrationen ein, niemals im Chat. Bis dahin bleiben die Funktionen, die davon abhängen, ausgeschaltet.
5. Testen Sie als Gast auf dem Handy. Sagen Sie zu, ändern Sie die Antwort, ziehen Sie sie zurück; füllen Sie dann die Veranstaltung mit Testeinträgen und prüfen Sie, ob der nächste Gast auf der Warteliste landet.
6. Löschen Sie die Testdaten im Admin-Bereich oder bitten Sie im Chat darum, genau diese Datensätze zu entfernen.
7. Teilen Sie den Link auf Ihren Einladungen oder als QR-Code auf gedruckten Karten.

Im kostenlosen Community-Tarif hält Wisy jeden Build bei einer schlanken ersten Version, mit einem Build pro 5-Stunden-Fenster. Fehlen im ersten Build die Warteliste oder der Check-in-Bildschirm, fordern Sie sie als Nächstes an und bündeln Sie zusammengehörige Änderungen in einer Nachricht. Weitere Prompt-Muster finden Sie in diesen Prompt-Vorlagen für KI-Website-Builder.

Kapazitätsgrenzen und Warteliste ohne Überbuchung

Ja, Sie können die Zahl der Gäste begrenzen, und die Grenze hält. Formular-Tools und geteilte Tabellen überbuchen aus einem einfachen Grund: Zwei Personen lesen in derselben Sekunde „Noch 1 Platz frei“, beide senden ab, und beide sind drin. Die Datenschicht von WisyLink ändert den Zähler und prüft die Grenze in einem einzigen Schritt. Wetteifern zwei Antworten um den letzten Platz, ist eine erfolgreich, und die andere erfährt, dass die Veranstaltung ausgebucht ist.

Entscheiden Sie drei Dinge vor dem Bauen und schreiben Sie sie in den Prompt:

• Gruppen an der Grenze. Sind noch zwei Plätze frei und eine Gruppe von drei Personen meldet sich, soll die Seite ablehnen oder zwei aufnehmen und eine auf die Warteliste setzen? Ablehnen ist einfacher und vermeidet, dass Familien getrennt werden.
• Wie die Warteliste nachrückt. Automatisches Nachrücken schickt der nächsten Person eine E-Mail, sobald jemand absagt; das passt zu kostenlosen Meetups. Manuelles Nachrücken per Button im Admin-Bereich passt zu Hochzeiten, bei denen Sie entscheiden, wer eine Lücke füllt.
• Fristen für Nachrücker. Muss ein nachgerückter Gast innerhalb von etwa 48 Stunden bestätigen, gibt ein Hintergrundjob nicht angenommene Plätze wieder frei. Solche Jobs laufen alle 30 bis 60 Minuten; ein freigegebener Platz taucht also innerhalb einer Stunde wieder auf, nicht auf die Sekunde.

Machen Sie die Kapazität zu einer Einstellung im Admin-Bereich statt zu einer festen Zahl in der Seite. Kommt am Veranstaltungsort ein Raum hinzu, ändern Sie ein Feld, ohne neuen Build. Veranstaltungen mit mehreren Zeitfenstern funktionieren wie ein Buchungssystem mit einer Obergrenze pro Zeitfenster; unser Leitfaden zur Online-Terminbuchung mit KI beschreibt diesen Aufbau.

Live-Teilnehmerzahl und Check-in-Liste für den Einlass

Die öffentliche Zeile „Plätze frei“ aktualisiert sich von selbst: Gespeicherte Daten erreichen Besucher etwa eine Minute nach jeder Antwort, ohne neuen Build. Admin-Seiten werden nie zwischengespeichert; ein Neuladen zeigt also immer die aktuelle Liste. Am Einlass brauchen Sie mehr als eine Liste:

• Suchen Sie Gäste per Code, nicht per Name. Die Datenschicht findet exakte Werte, hat aber keine Freitextsuche; eine Code-Suche bleibt daher bei jeder Größe sofort. Einen Namensteil einzutippen funktioniert nur bei Listen, die klein genug sind, damit der Browser sie filtern kann, also bei etwa 100 Gästen; für größere Listen fordern Sie einen A-bis-Z-Filter nach Nachnamen an.
• Zeigen Sie den Code als QR-Code auf der Bestätigungsseite und in der E-Mail, mit einem Scan-Bildschirm für die Handys der Helfer. Testen Sie den Scan vorab auf genau diesen Handys und im Licht des Veranstaltungsorts.
• Geben Sie Helfern eine eng gefasste Rolle. Eine Rolle „Einlass“ kann Gäste einchecken, ohne E-Mails oder Ernährungshinweise zu sehen.
• Halten Sie zwei Eingänge synchron. Fordern Sie Live-Updates an, damit ein an einem Eingang eingecheckter Gast innerhalb von Sekunden auch am anderen als eingecheckt erscheint.
• Drucken Sie eine Sicherung aus. Der Empfang am Veranstaltungsort ist oft schlecht. Laden Sie die CSV herunter und drucken Sie die Liste aus, bevor der Einlass beginnt.

Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails

Eine gebaute App verschickt E-Mails über Ihr eigenes SMTP-Konto, das Sie einmalig unter Integrationen eintragen. Bis dahin verschicken E-Mail-Schritte nichts, und alles andere funktioniert weiter: Gäste sehen trotzdem eine Bestätigung mit ihrem Code auf dem Bildschirm. Drei Details entscheiden, ob E-Mails ankommen und nützen:

1. Versenden Sie von Ihrer eigenen Domain. Nutzen Sie eine Adresse wie hallo@ihr-event.de und tragen Sie die SPF- und DKIM-Einträge Ihres E-Mail-Anbieters im DNS der Domain ein, sonst rutschen Einladungen in den Spam.
2. Planen Sie Erinnerungen realistisch. Erinnerungen laufen als zeitgesteuerter Job alle 30 bis 60 Minuten, nicht zu einer exakten Uhrzeit; „einen Tag vorher“ geht beim ersten Lauf nach diesem Zeitpunkt raus. Zeitpläne haben keine eigene Zeitzone, geben Sie die Uhrzeit also in UTC an oder nennen Sie Ihre Abweichung dazu.
3. Planen Sie für große Listen. Jeder Lauf verschickt eine kleine Charge; eine Erinnerung an mehrere Hundert Gäste verteilt sich also auf mehrere Läufe, und die Versandlimits Ihres E-Mail-Anbieters gelten ebenfalls. Planen Sie sie einen Tag oder mehr im Voraus.

Eine gute Erinnerung enthält Uhrzeit, Adresse, einen Kartenlink, den Code des Gastes und einen Absage-Link; jede frühe Absage macht einen Platz für die Warteliste frei. Fordern Sie auf der Bestätigungsseite außerdem eine Datei „Zum Kalender hinzufügen“ an.

Kostenpflichtige Tickets über Ihr Stripe-Konto (optional)

Wollen Sie Eintritt verlangen, fordern Sie einen Checkout über Ihr Stripe-Konto an. Zahlungen gehen direkt auf dieses Konto, das WisyLink nie verwaltet, und der Checkout bleibt inaktiv, bis Sie Ihre Stripe-Schlüssel unter Integrationen eintragen. Dort erscheinen auch die Schritte zur Einrichtung und die Webhook-Adresse, die Sie bei Stripe hinterlegen.

Der Ablauf, der die Zählung ehrlich hält: Startet ein Gast den Checkout, legt die App eine offene Bestellung an und reserviert seine Plätze. Das Ticket wird erst ausgestellt, wenn Stripes signierter Webhook die Zahlung bestätigt, nie nur deshalb, weil der Gast eine Danke-Seite erreicht hat. Stripes Leitfaden zur Abwicklung von Checkout-Bestellungen erklärt, warum: Ein Kunde kann bezahlen und die Verbindung verlieren, bevor diese Seite lädt. Abgebrochene Reservierungen gibt ein Hintergrundjob frei, der alle 30 bis 60 Minuten läuft; kurz vor dem Ausverkauf kann die Seite also kurzzeitig „ausgebucht“ anzeigen.

Erstattungen veranlassen Sie in Ihrem Stripe-Dashboard. Laut Stripes Dokumentation zu Rückerstattungen werden die Gebühren der ursprünglichen Zahlung nicht zurückerstattet. Legen Sie Ihre Erstattungsregeln also mit Blick darauf fest und fordern Sie im Admin-Bereich einen Status „erstattet“ an, der den Platz freigibt.

Private Veranstaltungen: Passwortschutz oder Einladungscodes

Eine Hochzeit oder Betriebsfeier sollte nicht für jeden offen sein, der den Link findet. Zwei Werkzeuge lassen sich gut kombinieren:

• Passwortschutz. Ein gemeinsames Passwort schützt jede Seite. Sie legen es unter Integrationen fest, und bis dahin bleibt die Website offen; prüfen Sie also in einem privaten Browserfenster, ob die Passwortabfrage erscheint.
• Einladungscodes. Jeder Haushalt erhält einen eigenen Code. Wer ihn eingibt, sieht die Namen dieses Haushalts und die erlaubte Personenzahl, sodass ein weitergeleiteter Link keine Fremden hinzufügen kann. Hängen Sie Ihre Gästeliste als CSV an und bitten Sie Wisy ausdrücklich, die Haushalte mit ihren Codes während des Builds anzulegen.

Bitten Sie außerdem darum, private Seiten aus Suchmaschinen herauszuhalten. Öffentliche Veranstaltungen wollen das Gegenteil: Veranstaltungsdetails im Format der strukturierten Daten für Veranstaltungen von Google. Google unterstützt sie nur für Veranstaltungen an einem physischen Ort, die die Allgemeinheit buchen kann, und garantiert nicht, dass sie angezeigt werden.

Nach der Veranstaltung: Export und Nachbereitung

Planen Sie die Woche nach der Veranstaltung schon vor dem Bauen:

• Laden Sie die Teilnehmer-CSV herunter: wer geantwortet hat, wer gekommen ist, wer auf der Warteliste stand.
• Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden per E-Mail und schicken Sie denen, die nicht gekommen sind, stattdessen die Folien oder die Aufzeichnung.
• Stellen Sie zwei oder drei Fragen in einem kurzen Feedback-Formular, solange die Erinnerung frisch ist.
• Sammeln Sie Fotos über eine Upload-Seite. Jede Datei darf bis zu 25 MB groß sein und zählt zum Speicher Ihres Tarifs.
• Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen. Angaben zu Ernährung und Barrierefreiheit sind sensibel; Allergien können nach der DSGVO als Gesundheitsdaten gelten. Bitten Sie nach dem Export im Chat darum, sie zu entfernen.

Gleichen Sie den Kalender mit Ihrem Tarif ab. Kostenlose Community-Links bleiben 30 Tage live, dann noch eine Woche zur Löschung markiert, und werden samt Daten gelöscht, wenn Sie nicht upgraden. Einladungen gehen oft Wochen oder Monate vorher raus; bauen und testen Sie also kostenlos und wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Tarif, bevor Sie sie verschicken. In einem kostenpflichtigen Tarif, ab 7 US-Dollar im Monat, laufen Links nicht ab, solange Sie abonniert sind. Ihre eigene Domain können Sie in jedem Tarif verbinden; siehe So verbinden Sie eine eigene Domain.

Starten Sie Ihre Anmeldeseite noch heute

Notieren Sie die Fakten zur Veranstaltung, fügen Sie die Vorlage ein und testen Sie die Seite als Gast, bevor Sie sie teilen. Wenn Sie das Interesse ausloten, bevor ein Termin feststeht, ist eine Landingpage mit Warteliste der bessere erste Schritt. Stöbern Sie in den Anwendungsfällen nach anderen Veranstaltungsformaten und vergleichen Sie die Tarife, wenn der Link länger als 30 Tage halten muss.

Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung in einer Nachricht und erhalten Sie einen Live-Link: Kostenlos mit Community starten, ohne Kreditkarte.