Confirmación de asistencia con IA: crea tu página RSVP

Una página de confirmación de asistencia (RSVP) es una web donde los invitados confirman si irán, eligen opciones como el menú y reciben confirmación. Con un creador con IA describes el evento, las preguntas y el aforo. La página guarda las respuestas, se cierra al llenarse, muestra un recuento en vivo y puede vender entradas con tu cuenta de Stripe.

• Pregunta solo lo que cambie una decisión: número de asistentes, menús, sesiones y necesidades de accesibilidad.
• Un aforo estricto necesita un contador de plazas que se actualice en un solo paso, para que la última plaza se la lleve exactamente un invitado.
• Registra la entrada de los invitados con un código corto. Buscar un código exacto es rápido con cualquier tamaño de lista; buscar por nombre solo sirve en listas pequeñas.
• Los correos y las entradas de pago funcionan con tus propias cuentas de correo (SMTP) y de Stripe, y siguen desactivados hasta que añades las claves en Integraciones.
• Los enlaces gratuitos de WisyLink duran 30 días, así que, si el evento es más adelante, pasa a un plan de pago antes de enviar las invitaciones.

Qué debe recoger una página de confirmación de asistencia

Hay tres términos que se confunden, y la diferencia decide qué vas a crear:

Página de confirmación de asistencia (RSVP)

Un formulario de respuesta gratuito para invitados: sí o no, cuántos van y algunos detalles, como el menú.

Página de inscripción a un evento

Un registro para un evento público o semipúblico, normalmente con aforo limitado y a veces con elección de sesiones.

Página de venta de entradas

Una inscripción que cobra y emite una entrada (o boleto) por cada pedido pagado.

Aplica una regla a cada campo: si la respuesta no va a cambiar lo que encargas, imprimes, sientas o preparas, no lo preguntes. Los formularios largos pierden respuestas, y cada respuesta es un dato personal que debes proteger (en España y la UE, conforme al RGPD; en México, a la LFPDPPP).

• Nombre y correo. El correo sirve para enviar la confirmación y permite al invitado cambiar su respuesta más adelante.
• Asistencia: sí o no. Deja fuera el «quizás»; nadie puede organizar un catering con un montón de quizás.
• Número de acompañantes, con el nombre de cada uno. Los acompañantes con nombre te dan una lista para el plano de mesas y las acreditaciones, no solo un número.
• Elección de menú con opciones fijas, para que el catering reciba un recuento limpio por plato.
• Necesidades alimentarias y alergias como texto libre, unidas al nombre del invitado para que la cocina sepa quién tiene qué.
• Elección de sesión en congresos y encuentros, cada una con su propio límite si las salas tienen tamaños distintos.
• Necesidades de accesibilidad, formuladas como «¿Hay algo que debamos saber para que el día te resulte cómodo?».

No pidas el teléfono salvo que vayas a enviar mensajes, ni la dirección postal salvo que vayas a mandar algo por correo, y nunca la fecha de nacimiento.

Créala con un solo prompt

El camino más rápido es un mensaje completo. Anota los datos que un creador no puede adivinar: nombre del evento, fecha, hora de inicio y de fin con la zona horaria, dirección del lugar, aforo, fecha límite para confirmar y un contacto para dudas. Después, completa esta plantilla:

Crea una página de confirmación de asistencia para [la boda de Lucía y Mateo] el [sábado 12 de junio de 2027], [de 18:00 a 23:00, hora de Madrid], en [nombre del lugar y dirección completa]. El aforo es de [120] invitados.

Pide a cada invitado: nombre, correo, si asiste o no, cuántas personas van en su grupo (hasta [2]) con el nombre de cada una, un menú ([carne, pescado o vegetariano]) por persona, necesidades alimentarias o alergias y [una canción para el baile].

Cuenta a cada persona del grupo contra el aforo y nunca aceptes más de [120], aunque dos personas envíen el formulario en el mismo instante. Cuando se llene, ofrece una lista de espera. Muestra «Quedan [X] plazas» en la página.

Da a cada invitado un código de confirmación corto y un enlace privado para cambiar o cancelar su respuesta hasta el [15 de mayo de 2027]. Añade un panel de administración con todas las respuestas, los totales por menú, la lista de espera, una pantalla de registro para la puerta y un botón Descargar CSV. Envía un correo de confirmación, y un recordatorio el día antes del evento, en cuanto añada mis datos de correo. Estilo: [tonos cálidos de atardecer, verde oscuro y dorado, títulos con una tipografía serif elegante]. Mantén la web fuera de los buscadores.

1. Envía el prompt en un chat nuevo de WisyLink, en la web o en la app móvil. Si falta algo importante, Wisy te hace una pregunta breve; si no, empieza la compilación.
2. Sigue la compilación. Una lista de tareas en vivo muestra el trabajo, y la página se publica en su propia dirección https://<id>.wisylink.com al terminar.
3. Lee la nota final. Te dice cómo entrar en el panel de administración y qué ajustes te esperan, como el correo o una contraseña.
4. Añade las credenciales en Integraciones, nunca en el chat. Mientras no lo hagas, las funciones que dependen de ellas siguen desactivadas.
5. Pruébala como invitado en tu teléfono. Responde, cambia la respuesta, cancélala y después llena el evento con registros de prueba y confirma que el siguiente invitado pasa a la lista de espera.
6. Borra los datos de prueba desde el panel de administración o pide en el chat que se eliminen exactamente esos registros.
7. Comparte el enlace en tus invitaciones, o como código QR en tarjetas impresas.

En el plan gratuito Community, Wisy limita cada compilación a una primera versión sencilla, con una compilación por cada ventana de 5 horas. Si la primera compilación no incluye la lista de espera o la pantalla de registro, pídela a continuación y agrupa los cambios relacionados en un solo mensaje. Para más fórmulas, consulta estas plantillas de prompts para crear páginas web con IA.

Aforo limitado y lista de espera sin sobreventa

Sí, puedes limitar el número de invitados, y el límite se respeta. Las herramientas de formularios y las hojas de cálculo compartidas venden de más por una razón sencilla: dos personas leen «Queda 1 plaza» en el mismo segundo, las dos envían el formulario y las dos entran. La capa de datos de WisyLink cambia el recuento y comprueba el límite en un único paso, así que cuando dos respuestas compiten por la última plaza, una lo consigue y a la otra se le avisa de que el evento está completo.

Decide tres cosas antes de crearla y ponlas en el prompt:

• Grupos en el límite. Si quedan dos plazas y responde un grupo de tres, ¿la página lo rechaza o acepta a dos y pone a uno en lista de espera? Rechazarlo es más sencillo y evita separar familias.
• Cómo avanza la lista de espera. La promoción automática envía un correo a la siguiente persona en cuanto alguien cancela, lo que encaja con encuentros gratuitos. La promoción manual, con un botón en el panel de administración, encaja con las bodas, donde eres tú quien elige quién ocupa un hueco.
• Plazos para aceptar la plaza. Si un invitado promovido debe confirmar en, por ejemplo, 48 horas, una tarea en segundo plano libera las plazas no reclamadas. Esas tareas se ejecutan cada 30 a 60 minutos, así que una plaza liberada vuelve a aparecer en menos de una hora, no al segundo.

Haz que el aforo sea un ajuste del panel en lugar de un número fijo en la página. Si el lugar habilita otra sala, cambias un campo, sin recompilar. Los eventos con varios horarios funcionan como un sistema de reservas con un límite por turno; nuestra guía para crear un sistema de reservas online con IA explica esa configuración.

Recuento de asistentes en vivo y lista de acceso en la puerta

La línea pública de «plazas disponibles» se actualiza sola: los datos guardados llegan a los visitantes en cerca de un minuto después de cada respuesta, sin recompilar. Las páginas de administración nunca se guardan en caché, así que al recargar siempre ves la lista actual. En la puerta necesitas algo más que una lista:

• Busca a los invitados por código, no por nombre. La capa de datos busca valores exactos pero no tiene búsqueda de texto libre, así que buscar por código es instantáneo con cualquier tamaño de lista. Escribir parte de un nombre solo funciona en listas lo bastante pequeñas para que las filtre el navegador, unos 100 invitados; para listas más grandes, pide un filtro de la A a la Z por apellido.
• Muestra el código como QR en la página de confirmación y en el correo, con una pantalla de escaneo para los teléfonos de los voluntarios. Prueba el escaneo con esos teléfonos, con la iluminación del lugar, antes del día.
• Da a los voluntarios un rol limitado. Un rol de «puerta» puede registrar la entrada sin ver correos ni notas alimentarias.
• Mantén dos entradas sincronizadas. Pide actualizaciones en vivo, para que un invitado registrado en una puerta aparezca como registrado en la otra en segundos.
• Imprime una copia de respaldo. La cobertura en los lugares de eventos suele ser mala. Descarga el CSV e imprime la lista antes de abrir las puertas.

Correos de confirmación y recordatorio

Una app creada envía el correo a través de tu propia cuenta SMTP, que introduces una sola vez en Integraciones. Hasta entonces, los pasos de correo no envían nada y el resto sigue funcionando: los invitados ven igualmente una confirmación en pantalla con su código. Tres detalles deciden si los correos llegan y resultan útiles:

1. Envía desde tu propio dominio. Usa una dirección como hola@tuevento.com y añade los registros SPF y DKIM de tu proveedor de correo a los DNS del dominio, o las invitaciones acabarán en spam.
2. Programa los recordatorios con realismo. Los recordatorios funcionan como una tarea programada cada 30 a 60 minutos, no a una hora exacta; «un día antes» sale en la primera ejecución después de ese momento. Las tareas programadas no tienen zona horaria propia, así que indica la hora en UTC o tu diferencia horaria.
3. Prevé las listas grandes. Cada ejecución envía un lote pequeño, así que un recordatorio a varios cientos de invitados se reparte en varias ejecuciones, y también se aplican los límites de envío de tu proveedor de correo. Prográmalo con un día o más de antelación.

Un buen recordatorio lleva la hora, la dirección, un enlace al mapa, el código del invitado y un enlace para cancelar; cada cancelación anticipada libera una plaza para la lista de espera. Pide también un archivo «Añadir al calendario» en la página de confirmación.

Entradas de pago con tu cuenta de Stripe (opcional)

Para cobrar la entrada, pide un pago a través de tu cuenta de Stripe. Los pagos van directamente a esa cuenta, que WisyLink nunca gestiona, y el pago sigue inactivo hasta que añades tus claves de Stripe en Integraciones, donde aparecen los pasos de configuración y la dirección del webhook que debes registrar en Stripe.

El flujo que mantiene el recuento honesto es este: cuando un invitado inicia el pago, la app registra un pedido pendiente y le reserva las plazas. La entrada se emite solo cuando el webhook firmado de Stripe confirma el pago, nunca porque el invitado haya llegado a una página de «gracias». La guía de Stripe sobre cómo gestionar los pedidos de Checkout explica por qué: un cliente puede pagar y perder la conexión antes de que esa página cargue. Las reservas abandonadas las libera una tarea en segundo plano que se ejecuta cada 30 a 60 minutos, así que, cerca de agotarse, la página puede mostrar «completo» durante un rato.

Los reembolsos se emiten desde tu Dashboard de Stripe. La documentación de Stripe sobre reembolsos indica que las comisiones de procesamiento del pago original no se devuelven, así que define tu política de reembolsos teniéndolo en cuenta, y pide un estado «reembolsado» en el panel de administración que libere la plaza.

Eventos privados: contraseña de acceso o códigos de invitación

Una boda o la fiesta de una empresa no deberían estar abiertas a cualquiera que encuentre el enlace. Dos herramientas se combinan bien:

• Contraseña de acceso. Una contraseña compartida protege todas las páginas. La defines en Integraciones, y la web sigue abierta hasta que lo hagas, así que comprueba desde una ventana de incógnito que aparece la protección.
• Códigos de invitación. Cada familia o grupo recibe su propio código. Al introducirlo se muestran sus nombres y el número de personas permitido, así que un enlace reenviado no puede sumar desconocidos. Adjunta tu lista de invitados en CSV y pide expresamente a Wisy que cargue los grupos con sus códigos durante la compilación.

Pide también que las páginas privadas queden fuera de los buscadores. Los eventos públicos quieren lo contrario: los datos del evento en el formato de datos estructurados de eventos de Google. Google solo los admite para eventos en un lugar físico que el público general pueda reservar, y no garantiza que se muestren.

Después del evento: exportación y seguimiento

Planifica la semana posterior al evento antes de crear la página:

• Descarga el CSV de asistencia: quién respondió, quién vino y quién esperó.
• Da las gracias a los asistentes por correo, y a quienes no vinieron mándales las diapositivas o la grabación.
• Haz dos o tres preguntas en un formulario breve de opinión mientras el recuerdo está fresco.
• Recoge fotos con una página de subida. Cada archivo puede ocupar hasta 25 MB y cuenta para el almacenamiento de tu plan.
• Borra lo que ya no necesites. Las notas alimentarias y de accesibilidad son datos sensibles; después de exportarlas, pide en el chat que se eliminen.

Compara el calendario con tu plan. Los enlaces gratuitos de Community siguen publicados 30 días, pasan una semana más marcados para eliminación y se borran con sus datos salvo que cambies de plan. Las invitaciones suelen enviarse con semanas o meses de antelación, así que crea y prueba gratis y pasa a un plan de pago antes de enviarlas. Con un plan de pago, desde 7 USD al mes, los enlaces no caducan mientras sigas suscrito (si contratas desde la app de iOS o Android, la App Store o Google Play te cobran en tu moneda local); tu propio dominio funciona en cualquier plan, consulta cómo conectar un dominio propio.

Crea hoy tu página de confirmación de asistencia

Anota los datos del evento, pega la plantilla y prueba la página como invitado antes de compartirla. Si todavía estás midiendo el interés antes de fijar una fecha, una landing page de lista de espera es un primer paso mejor. Explora los casos de uso para ver otros formatos de evento, y compara los planes cuando el enlace tenga que durar más de 30 días.

Describe tu evento en un mensaje y obtén un enlace en vivo: empieza gratis con Community, sin tarjeta.