Créer un formulaire avec envoi de fichiers grâce à l'IA

Pour créer un formulaire avec envoi de fichiers grâce à l'IA, listez les champs, les documents exigés, les types de fichiers acceptés et qui traite les envois. Le créateur construit le formulaire, valide les saisies, stocke les fichiers en privé, enregistre chaque envoi et fournit une liste d'administration. Les alertes e-mail fonctionnent avec votre compte SMTP.

• Votre liste de champs, de documents, de types de fichiers et de personnes chargées du traitement constitue le cahier des charges. Rédigez-la avant le prompt.
• Les fichiers envoyés sont privés par défaut et ne s'ouvrent que via des liens de courte durée, pour les personnes habilitées et connectées.
• Chaque fichier peut peser jusqu'à 25 Mo, et les envois comptent dans le stockage et la bande passante de votre forfait.
• Le traitement se fait dans une liste protégée par connexion, avec statuts et notes, filtrée par statut, poste ou date.
• Les alertes e-mail et les réponses automatiques passent par votre propre compte SMTP ; les envois sont enregistrés dans tous les cas.
• Ne collectez que le nécessaire, indiquez combien de temps vous conservez les données, et prévoyez le bouton de suppression avant l'arrivée du premier candidat.

Quand un formulaire sur mesure bat un outil générique

Les outils de formulaires génériques sont excellents pour les sondages, les inscriptions et les formulaires de contact simples. Ils deviennent malcommodes dès qu'il y a des documents et des décisions : un recruteur qui trie des CV par étape, une agence qui collecte des fichiers de marque avant un rendez-vous de lancement, un artisan qui compare les photos de vingt salles de bains. Le formulaire devient alors la porte d'entrée d'un processus de traitement.

S'il vous faut dix questions et aucun fichier, utilisez un outil générique ou une simple page d'inscription comme celle de notre guide de la landing page de liste d'attente. Construisez le vôtre quand il y a des fichiers, des statuts et plusieurs personnes pour traiter les envois.

Préparer les champs, la validation et les types de fichiers

Rédigez un cahier des charges d'une page. Il vous épargnera plusieurs générations.

• Les champs : nom, type (e-mail, téléphone, date, nombre, choix, texte long), obligatoire ou facultatif, et une éventuelle condition, comme n'afficher « Lien vers le portfolio » que pour les postes de design.
• La validation : vérifiée instantanément dans le navigateur pour le confort, puis à nouveau sur le serveur, là où elle compte vraiment. Notez les limites, comme « description de 1 000 caractères maximum ».
• Les documents : lesquels, lesquels sont obligatoires, et combien de fichiers par champ.
• Les types acceptés : une liste autorisée, par exemple PDF et DOCX pour les documents, JPG, PNG et HEIC pour les photos. Les photos HEIC des iPhone ne s'affichent pas dans tous les navigateurs : les personnes qui traitent les envois devront parfois les télécharger.
• La taille : 25 Mo par fichier est le maximum de la plateforme. Fixez une limite plus basse si vos fichiers sont plus petits ; 10 Mo suffisent pour presque tous les CV.
• Le traitement et les statuts : qui traite les envois, les statuts par lesquels passe un envoi, et qui peut supprimer.
• La conservation : combien de temps vous gardez les envois et les fichiers.

La File Upload Cheat Sheet de l'OWASP (en anglais), une référence de sécurité, recommande exactement cela : autoriser une liste d'extensions, ne pas se fier au type de fichier annoncé par le navigateur, renommer les fichiers et fixer des limites de taille. Mettez ces règles dans votre prompt.

Ne demandez que les documents que vous utiliserez vraiment. Un CV et une lettre de motivation, oui ; une copie de pièce d'identité dès la première étape, presque jamais. Chaque document en plus, c'est plus à sécuriser, à stocker et, un jour, à supprimer.

Construire le formulaire : étapes et trois modèles de prompts

1. Terminez votre cahier des charges, puis ouvrez un nouveau chat WisyLink sur le web ou dans l'application iOS ou Android.
2. Collez le modèle le plus proche ci-dessous, adapté à vos champs, à vos règles de fichiers et à vos statuts.
3. À la fin de la génération, lisez la note finale : elle indique comment accéder à l'espace d'administration et précise que l'e-mail attend vos informations SMTP dans Intégrations. Ne collez jamais de mots de passe ni de clés dans le chat.
4. Testez avec de vrais fichiers (le plus gros que vous autorisez, un mauvais type, une photo prise au téléphone, un doublon), puis mettez-vous à la place de la personne qui traite : ouvrez un fichier, changez un statut, ajoutez une note, supprimez un envoi de test.
5. Ajustez dans le même chat. Chaque modification est une nouvelle génération, et une génération qui échoue ne remplace jamais le formulaire en ligne.
6. Passez à un forfait payant avant que de vraies personnes postulent. Les liens gratuits durent 30 jours plus une semaine marqués pour suppression, et les envois et fichiers disparaissent avec eux.

Formulaire de candidature

Créez un site carrières pour le Cabinet dentaire Clairmont avec trois postes ouverts enregistrés comme données, chacun sur sa propre page avec un formulaire de candidature : nom complet, e-mail, téléphone, poste (présélectionné), années d'expérience, autorisation de travail en France (oui/non), CV (obligatoire, PDF ou DOCX) et lettre de motivation (facultative, PDF ou DOCX), 10 Mo par fichier, stockés en privé. Affichez une page de confirmation avec un numéro de référence. Administration : une liste protégée par connexion, de la plus récente à la plus ancienne, filtrable par poste et par statut (Nouvelle, En cours d'étude, Entretien, Proposition, Refusée), avec des notes internes et des boutons pour ouvrir chaque fichier. Via mon compte SMTP, envoyez-moi chaque nouvelle candidature par e-mail et envoyez un accusé de réception au candidat. Ajoutez un lien vers la politique de confidentialité indiquant que nous conservons les candidatures 6 mois, et un bouton d'administration qui supprime une candidature et ses fichiers.

Questionnaire de démarrage client

Créez un questionnaire de démarrage client en trois étapes pour Studio Vent du Nord, une agence de création de marque. Étape 1 : entreprise, site web, nom du contact, e-mail. Étape 2 : type de projet (logo, identité complète, site web), fourchette de budget, échéance. Étape 3 : fichiers du logo existant et charte graphique, jusqu'à 5 fichiers PDF, PNG, JPG ou ZIP de 25 Mo chacun, stockés en privé. Permettez aux clients d'enregistrer leur progression et de revenir via un lien de reprise privé. Administration : liste des questionnaires avec statut (Nouveau, Rendez-vous fixé, Proposition envoyée, Gagné, Perdu), notes et membre de l'équipe attribué. Envoyez-moi un e-mail pour chaque questionnaire terminé.

Formulaire de demande de devis

Créez une page de demande de devis pour Chêne & Fer Rénovation : nom, téléphone, e-mail, code postal, type de travaux (cuisine, salle de bains, extension, autre), description de 1 000 caractères maximum, créneau de contact préféré, et jusqu'à 6 photos (JPG, PNG ou HEIC, 25 Mo chacune, privées). Expliquez la suite sur la page de remerciement. Administration : demandes filtrées par type de travaux et par statut (Nouvelle, Visite prévue, Devis envoyé, Gagnée, Perdue), avec notes et galerie de photos par demande. Ajoutez un champ piège caché (honeypot) et limitez le nombre d'envois par adresse e-mail. Envoyez-moi chaque demande par e-mail via mon compte SMTP.

Si vos clients doivent ensuite se connecter pour voir les fichiers et l'avancement de leur projet, il vous faut un espace client plutôt qu'un formulaire ; voyez comment créer un espace client sans code.

Envoi de fichiers : privé ou public, limites de taille

Les fichiers envoyés sont-ils privés ? Oui, par défaut. Le navigateur du visiteur envoie chaque fichier directement dans le stockage du site grâce à un envoi signé à usage unique, et le site le rattache à l'envoi correspondant. Un fichier privé ne s'ouvre que via un lien que le site crée à la demande, après avoir vérifié que la personne qui le demande est connectée et habilitée. Chaque lien expire en quelques minutes : un lien transféré cesse donc de fonctionner presque aussitôt.

Les fichiers publics sont faits pour être vus, comme les images d'une galerie ; toute personne qui a l'URL peut les ouvrir, et les envois publics refusent le HTML, le SVG et les scripts, pour qu'un fichier ne puisse pas exécuter de code sur votre site. Gardez les documents de candidature et de brief en privé.

Quelle taille peuvent faire les fichiers envoyés ? Jusqu'à 25 Mo chacun. Quelques autres limites à prévoir :

• Les envois comptent dans le stockage de fichiers et la bande passante de votre forfait. Chaque fois qu'une personne ouvre un fichier privé pour le traiter, ce téléchargement compte aussi dans la bande passante.
• La plateforme plafonne le nombre de fichiers qu'une même adresse IP peut envoyer par minute, ce qui freine les envois automatisés en masse.
• Quand un plafond est atteint, le formulaire indique qu'il ne peut pas accepter d'envois pour le moment au lieu d'échouer sans rien dire ; le panneau Ressources affiche le taux de remplissage de chaque plafond.
• Pour des portfolios vidéo ou de gros plans, demandez un champ de lien vers un service de partage de fichiers plutôt qu'un envoi.

Les fonctionnalités publiées de WisyLink ne comprennent pas d'analyse antivirus : traitez avec prudence les fichiers envoyés par des inconnus. Ouvrez-les dans une visionneuse, tenez vos logiciels à jour et n'activez jamais les macros d'un document qu'on vous a envoyé.

Traiter les envois : liste d'administration, statuts, notes

Dans l'espace d'administration, demandez :

• Une liste avec des filtres par statut, par poste ou type de travaux, et par date. Les filtres portent sur des valeurs exactes : vous pouvez retrouver quelqu'un par son e-mail exact. Il n'y a pas de recherche plein texte sur de grands volumes d'envois ; jusqu'à une centaine d'éléments environ, la recherche se fait instantanément dans le navigateur.
• Une liste fixe de statuts qui correspond à votre vrai processus, et un horodatage à chaque changement de statut.
• Des notes avec auteur et heure, visibles uniquement par les personnes qui traitent les envois.
• Des rôles : des évaluateurs qui peuvent lire, commenter et changer les statuts, et un administrateur qui peut aussi supprimer.
• Un export CSV des champs pour vos tableurs. Les fichiers restent dans le stockage ; l'export liste les noms de fichiers, car les liens vers les fichiers privés expirent en quelques minutes.

Si le traitement devient un véritable back-office avec validations et planning, voyez comment créer un outil interne avec l'IA.

Notifications et réponses automatiques

Peut-on recevoir un e-mail à chaque envoi ? Oui, via votre propre compte SMTP, saisi une seule fois dans Intégrations. Tant que vous ne l'avez pas ajouté, rien n'est envoyé, mais chaque envoi est quand même enregistré.

• Alerte pour vous : un court résumé avec un lien vers l'envoi dans l'espace d'administration. Ne joignez pas les fichiers envoyés : l'e-mail n'est pas le bon endroit pour des documents privés.
• Réponse automatique à l'expéditeur : une confirmation, le numéro de référence, la suite et son calendrier, et comment retirer sa demande.
• E-mails de statut : des modèles comme « invitation à un entretien », envoyés par un bouton sur lequel appuie l'évaluateur plutôt qu'automatiquement, pour qu'un mauvais clic n'écrive pas à cinquante personnes.
• Un récapitulatif quotidien au lieu d'une alerte par envoi : une tâche de fond vérifie toutes les 30 à 60 minutes et envoie le récapitulatif une fois par jour. Il n'y a pas de réglage de fuseau horaire : indiquez l'heure en UTC.

Envoyez depuis une adresse sur votre propre nom de domaine, avec les enregistrements SPF et DKIM fournis par votre fournisseur de messagerie, pour que les e-mails n'arrivent pas en spam.

Protection anti-spam et limites de fréquence

Les robots envoient des déchets, et les fichiers indésirables dévorent votre stockage. Empilez les protections :

1. Les limites de la plateforme. Le trafic est limité par adresse IP avant d'atteindre votre site, tout comme les envois de fichiers. Cela arrête les vagues massives, pas un spammeur patient.
2. Un champ piège (honeypot) : caché aux humains, rempli par les robots, rejeté sur le serveur.
3. Une limite par adresse e-mail, par exemple 10 envois par heure depuis une même adresse, qu'aucun vrai candidat n'atteint.
4. Des vérifications côté serveur du type et de la taille des fichiers avant d'accepter un envoi.
5. Le signalement des doublons : le même e-mail pour le même poste dans la même journée est signalé, pas rejeté.
6. Un CAPTCHA si le spam persiste. Tout fournisseur doté d'une API peut être connecté, avec ses clés dans Intégrations.

Vie privée : consentement, conservation, suppression

Ce sont des conseils généraux, pas un avis juridique. La synthèse des principes du RGPD par la Commission européenne est une bonne checklist, même hors de l'Union européenne : ne collecter que les données nécessaires à la finalité, ne pas les garder plus longtemps que nécessaire, les protéger, et dire aux gens ce que vous en faites. En France, la CNIL publie aussi des recommandations pratiques sur ces sujets.

• La base légale. Le consentement n'est pas la seule base légale, et pour les candidatures, ce n'est souvent pas la meilleure. La Commission rappelle que le consentement n'est pas libre en cas de net déséquilibre des rapports de force, comme entre employeur et salarié. Choisissez votre base légale avec la personne chargée de votre conformité RGPD.
• La politique de confidentialité. Placez le lien à côté du bouton d'envoi : qui vous êtes, pourquoi vous collectez les données, combien de temps vous les gardez, qui les voit et comment demander leur suppression. Demandez des cases distinctes pour tout usage supplémentaire, comme conserver un CV pour de futurs postes.
• La conservation. Choisissez une durée, par exemple six mois après la clôture du poste, et demandez une suppression automatique. Une tâche de fond s'exécute toutes les 30 à 60 minutes et supprime par petits lots les envois expirés et leurs fichiers.
• La suppression sur demande. Un bouton d'administration qui supprime un envoi et ses fichiers en même temps. Les explications de la Commission sur les demandes des personnes concernées indiquent qu'il faut répondre dans les meilleurs délais et, en principe, sous un mois.
• L'accès. Seules les personnes habilitées peuvent ouvrir les fichiers, via des liens de courte durée, et leurs pages ne sont jamais servies depuis un cache partagé.
• Les données sensibles. Les données de santé et les catégories similaires sont soumises à des règles supplémentaires. Ne les collectez pas dans un formulaire généraliste.

La politique de confidentialité de WisyLink demande aux propriétaires de ne pas publier d'informations privées ou réglementées sans leurs propres contrôles d'accès et leur propre vérification de conformité, et elle n'indique pas de lieu d'hébergement. Si votre organisation a besoin que les données restent dans une région donnée ou d'un contrat de sous-traitance signé, confirmez-le avec WisyLink avant de collecter des documents. Testez ensuite tout le parcours, suppression comprise, avant le lancement ; la relecture de ce que l'IA a construit reste votre responsabilité.

Les mécanismes de consentement sont les mêmes pour les inscriptions marketing ; le guide du quiz pour générer des leads montre comment conserver la preuve du consentement.

Créez votre formulaire avec envoi de fichiers sur WisyLink

Rédigez le cahier des charges, choisissez le modèle le plus proche et décrivez votre formulaire en un message. WisyLink construit le formulaire, le stockage privé des fichiers, la liste de traitement et les envois d'e-mails en une seule application hébergée, chaque site étant isolé de tous les autres. Consultez comment WisyLink est construit pour les détails sur l'isolation et la fiabilité.

Commencez gratuitement avec le forfait Community, sans carte bancaire, et testez avec vos propres fichiers. Passez à un forfait payant avant l'arrivée des vrais envois, pour que le formulaire, ses données et ses fichiers restent en ligne.