Dosya Yüklemeli Online Form Nasıl Yapılır? Yapay Zeka ile

Yapay zekayla dosya yüklemeli bir online form oluşturmak için alanları, istenen belgeleri, kabul edilen dosya türlerini ve başvuruları kimin inceleyeceğini listele. Oluşturucu formu kurar, girdileri doğrular, dosyaları süresi dolan bağlantıların ardında gizli saklar, her başvuruyu veritabanına kaydeder ve inceleyenlere bir yönetim listesi verir. E-posta bildirimleri SMTP hesabını eklediğinde çalışır.

• Alanlar, belgeler, dosya türleri ve inceleyenler listen, formun şartnamesidir. Prompt yazmadan önce onu hazırla.
• Yüklenen dosyalar varsayılan olarak gizlidir ve yalnızca giriş yapmış inceleyenler için kısa ömürlü bağlantılarla açılır.
• Her dosya en fazla 25 MB olabilir ve yüklemeler planının depolama alanından ve bant genişliğinden düşer.
• İnceleyenler; duruma, pozisyona ya da tarihe göre filtrelenen, durum ve not alanları olan, girişle korunan bir listede çalışır.
• E-posta bildirimleri ve otomatik yanıtlar kendi SMTP hesabını kullanır; başvurular her durumda kaydedilir.
• Yalnızca ihtiyacın olanı topla, ne kadar sakladığını söyle ve silme düğmesini ilk başvuru gelmeden kur.

Özel form ne zaman hazır form aracından iyidir?

Hazır form araçları anketler, kayıtlar ve basit iletişim formları için harikadır. İş belgelere ve kararlara gelince zorlanırlar: Özgeçmişleri aşamaya göre sıralayan bir işe alım uzmanı, açılış toplantısından önce marka dosyalarını toplayan bir ajans, yirmi banyonun fotoğraflarını karşılaştıran bir tadilat ustası. O noktada form, bir inceleme sürecinin giriş kapısıdır.

On soruya ihtiyacın varsa ve dosya yoksa hazır bir araç ya da bekleme listesi sayfası rehberimizdeki gibi basit bir kayıt sayfası kullan. Dosyalar, durumlar ve birden çok inceleyen işin içine girdiğinde kendi formunu kur.

Alanlar, doğrulama ve kabul edilen dosya türleri

Tek sayfalık bir şartname yaz. Seni birkaç yeniden oluşturmadan kurtarır.

• Alanlar: ad, tür (e-posta, telefon, tarih, sayı, seçim, uzun metin), zorunlu ya da isteğe bağlı olduğu ve varsa koşulu; örneğin “Portfolyo bağlantısı” alanını yalnızca tasarım pozisyonlarında göstermek.
• Doğrulama: kolaylık için tarayıcıda anında, asıl önemli olduğu yer olan sunucuda yeniden kontrol edilir. “Açıklama en fazla 1.000 karakter” gibi sınırları not et.
• Belgeler: hangileri, hangilerinin zorunlu olduğu ve alan başına kaç dosya.
• Kabul edilen türler: belgeler için PDF ve DOCX, fotoğraflar için JPG, PNG ve HEIC gibi bir izin listesi. iPhone'lardan gelen HEIC fotoğraflar her tarayıcıda önizlenmez; inceleyenlerin indirmesi gerekebilir.
• Boyut: Platformun üst sınırı dosya başına 25 MB'tır. Dosyaların daha küçükse daha düşük bir sınır koy; 10 MB neredeyse her özgeçmişe yeter.
• İnceleyenler ve durumlar: kimin inceleyeceği, bir başvurunun hangi durumlardan geçeceği ve kimin silebileceği.
• Saklama süresi: başvuruları ve dosyaları ne kadar süre tutacağın.

Yaygın bir güvenlik başvuru kaynağı olan OWASP File Upload Cheat Sheet (İngilizce) tam olarak bunu önerir: uzantılar için izin listesi kullan, tarayıcının bildirdiği dosya türüne güvenme, dosyaları yeniden adlandır ve boyut sınırları koy. Bu kuralları promptuna yaz.

Yalnızca gerçekten kullanacağın belgeleri iste. Özgeçmiş ve ön yazı, evet; ilk aşamada kimlik kartı fotokopisi ya da TC kimlik numarası, neredeyse hiçbir zaman. Her ek belge korunacak, saklanacak ve sonunda silinecek bir şey daha demektir.

Kur: adımlar ve üç prompt şablonu

1. Şartnameni bitir, sonra web'de ya da iOS veya Android uygulamasında yeni bir WisyLink sohbeti aç.
2. Aşağıdaki şablonlardan en yakın olanı kendi alanların, dosya kuralların ve durumlarınla düzenleyip yapıştır.
3. Oluşturma bitince kapanış notunu oku: Yönetim alanına nasıl gireceğini ve e-postanın Entegrasyonlar altındaki SMTP bilgilerini beklediğini söyler. Parolaları ya da anahtarları asla sohbete yapıştırma.
4. Gerçek dosyalarla test et (izin verdiğin en büyük boyut, yanlış bir tür, bir telefon fotoğrafı, bir mükerrer gönderim), sonra inceleyen gibi davran: bir dosya aç, bir durumu değiştir, not ekle, bir test başvurusunu sil.
5. Aynı sohbette düzenle. Her değişiklik yeni bir oluşturmadır ve başarısız bir oluşturma yayındaki formun yerini asla almaz.
6. Gerçek kişiler başvurmadan önce formu ücretli bir plana taşı. Ücretsiz bağlantılar 30 gün artı silinecek olarak işaretli bir hafta yaşar ve başvurular ile dosyalar da onlarla gider.

İş başvuru formu

Gülüş Diş Kliniği için, kayıtlı veri olarak saklanan üç açık pozisyonu olan bir kariyer sitesi yap. Her pozisyonun kendi sayfası ve şu alanları olan bir başvuru formu olsun: ad soyad, e-posta, telefon, pozisyon (önceden seçili), deneyim yılı, işe başlayabileceği tarih, özgeçmiş (zorunlu, PDF ya da DOCX) ve ön yazı (isteğe bağlı, PDF ya da DOCX); dosya başına 10 MB, gizli saklansın. Referans numaralı bir onay sayfası göster. Yönetim: en yeniden eskiye sıralanan, pozisyona ve duruma (Yeni, İnceleniyor, Mülakat, Teklif, Olumsuz) göre filtrelenebilen, iç notları ve her dosyayı açan düğmeleri olan, girişle korunan bir liste. SMTP hesabım üzerinden her yeni başvuruyu bana e-postayla bildir ve adaya bir alındı e-postası gönder. Başvuruları 6 ay sakladığımızı belirten KVKK aydınlatma metni bağlantısı ve bir başvuruyu dosyalarıyla birlikte silen bir yönetici düğmesi ekle.

Müşteri ön bilgi formu

Marka ajansı Pusula Tasarım için üç adımlı bir müşteri ön bilgi formu yap. 1. adım: firma, web sitesi, yetkili adı, e-posta. 2. adım: proje türü (logo, kapsamlı marka kimliği, web sitesi), bütçe aralığı, teslim tarihi. 3. adım: mevcut logo dosyaları ve marka kılavuzu; PDF, PNG, JPG ya da ZIP türünde en fazla 5 dosya, her biri 25 MB'a kadar, gizli saklansın. Müşteriler ilerlemelerini kaydedip özel bir devam bağlantısıyla geri dönebilsin. Yönetim: durumu (Yeni, Görüşme ayarlandı, Teklif gönderildi, Kazanıldı, Kaybedildi), notları ve atanmış ekip üyesi olan bir başvuru listesi. Tamamlanan her formu bana e-postayla bildir.

Teklif isteme formu

Usta Yapı Tadilat için bir teklif isteme sayfası yap: ad, telefon, e-posta, il ve ilçe, iş türü (mutfak, banyo, ek bina, diğer), en fazla 1.000 karakterlik açıklama, tercih edilen arama saati ve en fazla 6 fotoğraf (JPG, PNG ya da HEIC, her biri 25 MB, gizli). Teşekkür sayfasında sonraki adımları anlat. Yönetim: iş türüne ve duruma (Yeni, Keşif ayarlandı, Teklif verildi, Kazanıldı, Kaybedildi) göre filtrelenen talepler; her talep için notlar ve bir fotoğraf galerisi. Gizli bir bal küpü (honeypot) alanı ekle ve e-posta adresi başına gönderimleri sınırla. Her talebi SMTP hesabım üzerinden bana e-postayla bildir.

Müşteriler ileride proje dosyalarını ve güncellemeleri görmek için giriş yapacaksa bir forma değil, bir portala ihtiyacın var; kodsuz müşteri portalı nasıl yapılır yazımıza bak.

Dosya yükleme: özel ya da herkese açık, boyut sınırları

Yüklenen dosyalar gizli mi? Evet, varsayılan olarak. Ziyaretçinin tarayıcısı her dosyayı tek kullanımlık imzalı bir yüklemeyle doğrudan sitenin dosya deposuna gönderir ve site onu başvuruyla ilişkilendirerek kaydeder. Gizli bir dosya yalnızca, site isteyen kişinin giriş yapmış bir inceleyen olduğunu kontrol ettikten sonra oluşturduğu bir bağlantıyla açılabilir. Her bağlantının süresi dakikalar içinde dolar; başkasına iletilen bir bağlantı neredeyse hemen çalışmaz olur.

Herkese açık dosyalar galeri görselleri gibi görünmesi istenen şeyler içindir; URL'yi bilen herkes açabilir. Bir dosyanın sitende kod çalıştıramaması için herkese açık yüklemeler HTML, SVG ve betikleri reddeder. Başvuru ve ön bilgi belgelerini gizli tut.

Yüklenen dosyalar ne kadar büyük olabilir? Her biri 25 MB'a kadar. Hesaba katman gereken birkaç sınır daha var:

• Yüklemeler planının dosya depolama alanından ve bant genişliğinden düşer. Bir inceleyen gizli bir dosyayı her açtığında o indirme de bant genişliğinden düşer.
• Platform, tek bir IP adresinin dakikada yükleyebileceği dosya sayısını sınırlar; bu, otomatik yükleme akınlarını yavaşlatır.
• Bir sınıra ulaşıldığında form sessizce hata vermek yerine şu anda yükleme kabul edemediğini söyler; Kaynaklar paneli her sınırın ne kadar dolu olduğunu gösterir.
• Video portfolyoları ya da büyük çizimler için yükleme yerine bir dosya paylaşım servisine bağlantı alanı iste.

WisyLink'in yayımlanmış yetenekleri arasında virüs taraması yoktur; bu yüzden tanımadığın kişilerden gelen dosyalara dikkatli yaklaş: Onları bir görüntüleyicide aç, yazılımlarını güncel tut ve sana gönderilen bir belgede makroları asla etkinleştirme.

Başvuruları incelemek: yönetim listesi, durumlar, notlar

Yönetim alanında şunları iste:

• Filtreli bir liste: duruma, pozisyona ya da iş türüne ve tarihe göre. Filtreler birebir değerlerle eşleşir; birini tam e-posta adresiyle bulabilirsin. Büyük başvuru kümelerinde serbest metin araması yoktur; yaklaşık 100 ya da daha az kayıtlık listeler tarayıcıda anında aranabilir.
• Gerçek sürecine uyan sabit bir durum listesi ve her durum değişikliğinde bir tarih damgası.
• Notlar: yazarı ve zamanıyla, yalnızca inceleyenlere görünür.
• Roller: okuyabilen, yorum yazabilen ve durum değiştirebilen inceleyenler ile silme yetkisi de olan bir yönetici.
• CSV dışa aktarma: tablolar için form alanlarından. Dosyalar depoda kalır; gizli dosya bağlantılarının süresi dakikalar içinde dolduğu için dışa aktarma dosya adlarını listeler.

İnceleme işi onaylar ve planlamayla bir arka ofise dönüşürse yapay zeka ile şirket içi uygulama yapma yazımıza bak.

Bildirimler ve otomatik yanıtlar

Her başvuru için e-posta alabilir misin? Evet, Entegrasyonlar altına bir kez girdiğin kendi SMTP hesabın üzerinden. Bunu ekleyene kadar hiçbir şey gönderilmez, ama her başvuru yine kaydedilir.

• Sahibine bildirim: yönetim alanındaki başvuruya bağlantı içeren kısa bir özet. Yüklenen dosyaları ekleme; gizli belgelerin yeri e-posta değildir.
• Gönderene otomatik yanıt: bir onay, referans numarası, sonraki adımların ne olduğu ve ne zaman olacağı ve başvurunun nasıl geri çekileceği.
• Durum e-postaları: “mülakata davet edildiniz” gibi şablonlar; otomatik değil, inceleyenin bastığı bir düğmeyle gönderilir, böylece yanlış bir tıklama elli kişiye e-posta göndermez.
• Günlük özet: her başvuru için ayrı bildirim yerine. Bir arka plan işi 30 ila 60 dakikada bir kontrol eder ve günde bir kez gönderir. Saat dilimi ayarı yoktur; saati UTC olarak ver (Türkiye UTC+3).

E-postaların spam klasörüne düşmemesi için kendi alan adındaki bir adresten, e-posta sağlayıcının verdiği SPF ve DKIM kayıtlarıyla gönder.

Spam koruması ve gönderim sınırları

Botlar çöp gönderir, çöp yüklemeler de depolama alanını yer. Savunmayı katman katman kur:

1. Platform sınırları. Trafik siteye ulaşmadan önce IP adresi başına hız sınırına tabidir; dosya yüklemeleri de öyle. Bunlar akınları durdurur, sabırlı bir spamcıyı değil.
2. Bal küpü (honeypot) alanı: İnsanlardan gizlenen, botların doldurduğu ve sunucuda reddedilen bir alan.
3. E-posta başına sınır: Örneğin tek bir adresten saatte 10 gönderim; hiçbir gerçek aday bu sayıya ulaşmaz.
4. Sunucu tarafı kontroller: Bir yükleme kabul edilmeden önce dosya türü ve boyutu kontrol edilir.
5. Mükerrer işaretleme: Aynı gün içinde aynı pozisyon için aynı e-posta reddedilmez, işaretlenir.
6. CAPTCHA: Spam sürerse. API'si olan herhangi bir sağlayıcı, anahtarları Entegrasyonlar altında olmak üzere bağlanabilir.

Gizlilik: rıza, saklama süresi, verileri silme

Bunlar genel bilgilerdir, hukuki danışmanlık değildir. Türkiye'de kişisel veri toplayan bir form için temel çerçeve KVKK'dır; Avrupa Komisyonu'nun GDPR ilkeleri özeti (İngilizce) de AB dışında iyi bir kontrol listesidir: Yalnızca amaç için gereken veriyi topla, gerekenden uzun saklama, koru ve insanlara onunla ne yaptığını söyle. KVKK'nın genel ilkeleri de aynı yöndedir.

• Hukuki dayanak. Rıza tek dayanak değildir ve iş başvurularında çoğu zaman en uygunu da değildir. Komisyon, işveren ile çalışan arasındaki gibi açık bir güç dengesizliği olduğunda rızanın özgürce verilmiş sayılmadığını (İngilizce) belirtir. KVKK'da da açık rıza dışında, sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olma gibi işleme şartları vardır. Dayanağını gizlilik uyumuna bakan kişiyle birlikte belirle.
• Aydınlatma metni. Gönder düğmesinin yanına bağla: kim olduğun, veriyi neden topladığın, ne kadar sakladığın, kimin gördüğü ve silinmesinin nasıl isteneceği. Özgeçmişi gelecekteki pozisyonlar için saklamak gibi ekstra her şey için ayrı onay iste.
• Saklama süresi. Pozisyon kapandıktan altı ay sonra gibi bir süre seç ve otomatik silme iste. 30 ila 60 dakikada bir çalışan bir arka plan işi, süresi dolan başvuruları ve dosyalarını küçük gruplar hâlinde siler.
• Talep üzerine silme. Bir başvuruyu dosyalarıyla birlikte silen bir yönetici düğmesi. Komisyonun kişilerden gelen talepler rehberi (İngilizce) gereksiz gecikme olmadan ve ilke olarak bir ay içinde yanıt vermeyi söyler; KVKK'da da ilgili kişi başvuruları en geç otuz gün içinde sonuçlandırılmalıdır.
• Erişim. Dosyaları yalnızca inceleyenler, kısa ömürlü bağlantılarla açabilir ve inceleyen sayfaları hiçbir zaman ortak bir önbellekten sunulmaz.
• Özel nitelikli veriler. Sağlık verileri ve benzeri kategoriler ek kurallara tabidir. Bunları genel bir formda toplama.

WisyLink'in gizlilik politikası, site sahiplerine özel ya da düzenlemeye tabi bilgileri kendi erişim kontrolleri ve uyum incelemeleri olmadan yayımlamamalarını söyler ve bir barındırma konumu belirtmez. Kuruluşunun verileri belirli bir bölgede tutması ya da imzalı bir veri işleme sözleşmesi gerekiyorsa belge toplamadan önce bunu WisyLink ile netleştir. Ardından yayından önce silme dahil tüm akışı test et; yapay zekanın kurduğunu gözden geçirmek senin sorumluluğundadır.

Pazarlama kayıtlarında da onay mekanizması aynıdır; müşteri adayı toplayan quiz rehberimiz onayın kanıtının nasıl saklanacağını gösteriyor.

Dosya yüklemeli formunu WisyLink ile kur

Şartnameyi yaz, en yakın şablonu seç ve formunu tek mesajla anlat. WisyLink formu, gizli dosya depolamayı, inceleyen listesini ve e-posta bağlantılarını barındırılan tek bir uygulama olarak kurar; her site diğerlerinden yalıtılmıştır. Yalıtım ve güvenilirlik ayrıntıları için WisyLink'in nasıl kurulduğuna bak.

Topluluk planında ücretsiz başla, kart gerekmez, ve kendi dosyalarınla test et. Gerçek başvurular gelmeden önce ücretli bir plana geç; böylece form, verileri ve dosyaları yayında kalır.