Şirket içi uygulama, ekibinin stok, talep ya da müşteri gibi kayıtları yönetmek için kullandığı küçük ve özel bir web uygulamasıdır. Yapay zeka uygulama oluşturucuda kayıtları, durumları ve rolleri anlatırsın; o da formları, filtreli listeleri, girişleri ve yönetim alanını kurar. Böylece kırılgan ortak tablonun yerini kurallarını uygulayan bir uygulama alır.
- İnsanlar birbirinin değişikliğinin üzerine yazıyorsa, kurallar hücre yorumlarında yaşıyorsa ya da neyi kimin değiştirdiğini kimse söyleyemiyorsa tabloyu uygulamaya taşı.
- Prompt yazmadan önce kayıtları, durumları ve rolleri çıkar. Bu harita, promptun büyük kısmıdır.
- Mevcut satırları bir CSV ya da XLSX dosyası ekleyerek ve Wisy'den bunları yüklemesini açıkça isteyerek içeri al.
- Girişler, roller ve değişiklik kaydı anlattığın özelliklerdir. Tek oturum açma (SSO) yok, ama kendi kimlik bilgilerinle Google ile giriş çalışır.
- Zamanlanmış özetler tam saatinde değil, 30 ila 60 dakikada bir çalışır.
- Sınırları baştan bil: plana göre veritabanı kapasitesi, büyük tablolarda serbest metin araması yok ve kod dışa aktarma yok.
Tablonun uygulamaya dönüşmesi gerektiğinin işaretleri
Tablolar çoğu ekibin elindeki en iyi prototip aracıdır. Birkaç kişi tek bir süreci aynı dosya üzerinden yürütmeye başlayınca yüke dönüşürler. Şu işaretlere dikkat et:
- İki kişi aynı hücreyi düzenledi ve değişikliklerden biri sessizce kayboldu.
- Bir hücre yorumunda “F sütununa dokunma” yazıyor ve biri F sütununa dokundu.
- Durum sütununda “Tamam”, “tamam”, “TAMAM ” ve “bitti” var; bu yüzden her filtre yanlış sonuç veriyor.
- “Bu miktarı kim, ne zaman değiştirdi?” sorusunu kimse yanıtlayamıyor.
- Bir tedarikçinin ya da taşeronun bazı satırları görmesi gerekiyor, o yüzden dosyanın tamamını alıyor.
- Biri her sabah gecikenleri haber vermek için satırları kopyalayıp e-postaya yapıştırıyor.
Yalnız değilsin. European Spreadsheet Risks Interest Group, kamuya yansımış tablo felaketlerinin güncel bir listesini tutuyor (İngilizce); bu haberlerin “küresel medyada oldukça düzenli aralıklarla çıktığını” ve kontrolsüz tablo kullanımının sorunlarını gösterdiğini belirtiyor.
Tabloyu analiz, modeller ve tek kişilik işler için sakla. Şirket içi uygulama, kuralların formül özgürlüğünden daha önemli olduğu ortak operasyon kayıtları içindir.
| Etken | Ortak tablo | Şirket içi uygulama |
|---|---|---|
| Yetkiler | Dosyanın tamamı paylaşılır; görüntüleme ya da düzenleme | Ekran ve kayıt bazında roller; örneğin “çalışanlar yalnızca kendi taleplerini görür” |
| Doğrulama | Bir yapıştırmanın aşabileceği isteğe bağlı kurallar | Her kayıtta uygulanan zorunlu alanlar ve sabit seçenekler |
| Denetim izi | Dosya düzeyinde geçmiş; tek bir değerin izini sürmek zor | Kayıt başına değişiklik kaydı: kim, neyi, eski ve yeni değer, ne zaman |
| Eş zamanlı düzenleme | Son düzenleme kazanır; sayılar kayar | Stok ve sayaçlar korumalı tek bir adımda değişir; çakışan düzenlemeler sessizce üzerine yazılmak yerine reddedilebilir |
| Bildirimler | Elle e-postalar ya da betikler | Olaylara bağlı e-postalar ve 30 ila 60 dakikada bir zamanlanmış özetler |
| Sınırlar | Esnek formüller ve anlık analiz | Büyük tablolarda serbest metin araması yerine birebir filtreler; kapasiteyi planın belirler |
İş akışını çıkar: kayıtlar, durumlar, kim ne yapabilir
Prompt yazmadan önce tabloyu beş kavrama çevir:
- Kayıt
- Takip ettiğin tek bir şey: bir ürün, bir talep, bir müşteri. Genellikle bir sekme ya da bir satır türü.
- Alan
- Türü belli bir sütun: metin, sayı, tarih, sabit bir seçenek listesi, dosya ya da başka bir kayda bağlantı.
- Durum
- Kaydın yaşam döngüsünde nerede olduğu ve durumlar arasında izin verilen geçişler.
- Rol
- Aynı yetkilere sahip bir grup insan: çalışan, yönetici ya da muhasebe gibi.
- Görünüm
- Birinin her gün açtığı filtreli liste: “açık taleplerim” ya da “kritik stok seviyesinin altındakiler” gibi.
Örnek olarak bir satın alma talebi tablosunu ele al. Talep eden kişi bir talep oluşturur ve gönderir. Yönetici onaylar ya da reddeder. Muhasebe, onaylanan talepleri önce sipariş verildi, sonra teslim alındı olarak işaretler. Talep edenler yalnızca kendi taleplerini görür; muhasebe her şeyi görür. Bunu beş satırda yaz, uygulamanın omurgası hazır.
Bir tasarım tercihi ileride çok işine yarar: Serbest metin sütunlarını mümkün olan her yerde sabit seçeneklere çevir. Departman, kategori, konum ve durum elle yazılmamalı, listeden seçilmeli. Uygulama birebir değerlere göre filtreler; sabit seçenekler her filtrenin ve toplamın doğru çıkmasını sağlar.
Kur: üç yaygın araç için prompt şablonları
- İş akışını çıkar: yukarıdaki gibi, tek sayfada.
- Mevcut verinin temiz bir CSV ya da XLSX dosyasını al: aşağıdaki “Mevcut verini içeri aktarmak” bölümünde anlatıldığı gibi hazırlanmış olsun.
- Bir şablonu yapıştır: yeni bir WisyLink sohbetine yapıştır, dosyayı ekle ve satırların yüklenmesini açıkça iste.
- Oluşturmanın kapanış notunu oku. Yönetim alanına nasıl gireceğini (çoğu zaman ilk kaydolan kişi olarak) ve e-posta (SMTP) gibi hangi Entegrasyonların beklediğini söyler.
- Her rolü test et. Her rol için bir test hesabı aç, her durum geçişini dene, sonra yasak olması gerekeni dene.
- Bir geçiş günü seç. Tabloyu salt okunur yap, son satırları yükle ve bağlantıyı duyur. İkisini paralel çalıştırmak çift kayda yol açar.
- Aynı sohbette geliştir: her seferinde derli toplu tek bir değişiklik listesiyle.
Stok takibi
[İki depomuz] için özel bir stok takip uygulaması yap. Kayıtlar: ürünler (stok kodu, ad, kategori, konum, miktar, kritik stok seviyesi, tedarikçi) ve stok hareketleri (ürün, değişim, neden: giriş, satış, hasar ya da düzeltme, kim, ne zaman). Miktar yalnızca bir hareketle ve tek adımda değişsin; iki kişi asla aynı şeyi iki kez saymasın. Görünümler: konuma ve kategoriye göre filtrelenen ürünler ve bir “kritik stok seviyesinin altındakiler” listesi. Roller: çalışanlar hareket girer; yöneticiler ürünleri ve kritik seviyeleri düzenler. E-posta ayarlarını ekledikten sonra yöneticilere her sabah kritik seviyenin altındaki ürünleri e-postayla gönder. Ekteki stok.csv dosyasını ürünler olarak yükle.
Onay süreçleri
[30 kişilik bir şirket] için bir satın alma talebi aracı yap. Durumlar: taslak, gönderildi, onaylandı, reddedildi, sipariş verildi, teslim alındı. Talep edenler kendi taleplerini oluşturup gönderir ve yalnızca onları görür. Yöneticiler [50.000 ₺] tutarına kadar olan talepleri onaylar ya da reddeder; üzerindekiler mali işler direktörüne gider. Muhasebe talepleri sipariş verildi ve teslim alındı olarak işaretler. Her durum değişikliği kimin ve ne zaman yaptığını kaydetsin; e-posta ayarlarını ekledikten sonra talep edene e-posta gitsin. Yalnızca [sirketimiz.com.tr] uzantılı e-posta adresleri kaydolabilsin ve yeni hesaplar yönetici onayını beklesin.
Basit CRM
[Dört kişilik satış ekibimiz] için basit bir CRM yap. Kayıtlar: firmalar, kişiler ve fırsatlar (aşama: potansiyel, iletişime geçildi, teklif, kazanıldı ya da kaybedildi; tutar; sorumlu; sonraki adım; sonraki adım tarihi). Herkes tüm firmaları görsün, ama herkes yalnızca kendi fırsatlarını düzenlesin. Görünümler: aşamaya göre fırsatlarım, sonraki adım tarihi geçmiş fırsatlar ve aşamaya göre satış hunisi toplamları. Fırsatlarda değişiklik kaydı tut. Ekteki musteriler.xlsx dosyasını firmalar ve kişiler olarak yükle.
Ücretsiz Topluluk planında ilk oluşturma ana akışın yalın bir sürümüdür; değişiklik kaydını ya da e-posta adımını atlayabilir, onları sonraki mesajında iste. Daha fazla kalıp prompt şablonları rehberimizde.
Girişler, roller ve değişiklik kaydı
Uygulama kendi hesaplarını çalıştırır: hash'lenmiş parolalarla kayıt ve giriş, oturumlar, roller ve bir yönetim alanı. Hiçbir şey başka uygulamalarla paylaşılmaz; bu da ekibin için bir giriş bilgisi daha demektir. Bunu düzenli tutmanın yolları:
- Kimin kaydolabileceğini sınırla: yalnızca şirket alan adındaki adresler; yeni hesaplar bir yöneticinin onaylamasını ve rol atamasını bekler.
- Google ile giriş sun: Entegrasyonlar altına girdiğin kendi Google OAuth kimlik bilgilerinle. Kurumsal tek oturum açma (SAML) yok.
- Tek tıkla erişimi kapat: bir kişinin geçmişini silmeden erişimini sonlandıran bir “devre dışı bırak” düğmesi iste.
- Site parolası ekle: giriş sayfası bile gizli kalmalıysa. Entegrasyonlar altında belirlediğin anda tek bir ortak parola her sayfanın önüne geçer; o zamana kadar site açık kalır.
Değişiklik kaydı, tabloların hiçbir zaman tam olarak sahip olmadığı özelliktir. Her değişiklik için bir etkinlik kaydı iste: kim, hangi kayıt, hangi alan, eski değer, yeni değer ve ne zaman; hem her kaydın üzerinde hem de yöneticiler için bir akış olarak gösterilsin. Bu kayıt veritabanı kapasitenden yer; yoğun araçlarda, seçtiğin bir süreden eski girişleri silen zamanlanmış bir iş iste. Parola sıfırlama için SMTP ayarların gerekir.
Mevcut verini içeri aktarmak
Tablonu en fazla 25 MB'lık bir CSV ya da XLSX dosyası olarak ekle ve kayıtların oluşturma sırasında yüklenmesini açıkça söyle. Oluşturucu canlı veriyi yalnızca sen açıkça istediğinde değiştirir. Önce dosyayı hazırla:
- Tek bir başlık satırı, her satırda bir kayıt; birleştirilmiş hücre ve toplam satırı olmasın.
- Formüller değil, değerler: dışa aktarmadan önce bir kopyaya değer olarak yapıştır.
- Baştan sona tek bir tarih biçimi; tercihen yıl-ay-gün.
- Durum ve kategori tutarlı yazılmış olsun. “Tamam” ile “tamam ” farkını şimdi düzelt.
- Her hücrede tek değer: “kırmızı, mavi” gibi hücreleri ayrı satırlara ya da bağlı bir listeye böl.
Önce 20 kadar satır yükle, uygulamada kontrol et, sonra gerisini yükle. Düzenli olarak içe aktarma yapıyorsan, örneğin haftalık tedarikçi fiyat listesi gibi, yönetim alanında CSV kabul eden bir içe aktarma ekranı iste ve küçük bir dosyayla test et. Mükerrer kayıtlar araya girerse sohbette birebir aynı kayıtları bulup silmesini iste; oluşturucu bir şey silmeden önce canlı satırları inceler.
Diğer araçları API'leri üzerinden bağlamak
Şirket içi araç, ada olmaktan çıktığında kendini amorti eder. API'si olan her servis bağlanabilir: ekip sohbetin, muhasebe yazılımın, bir CRM, bir kargo servisi. Her bağlantı o sağlayıcının güncel belgelerine göre kurulur ve kimlik bilgilerini bir kez, sohbete değil Entegrasyonlar altına yapıştırırsın. Bunu yapana kadar o özellik devre dışı kalır, gerisi çalışır.
Yönü düşün:
- Gönderme: Bir şey olduğunda uygulama başka bir aracı çağırır; örneğin bir talep onaylandığında ekip kanalına mesaj atar.
- Çekme: Zamanlanmış bir iş 30 ila 60 dakikada bir veri çeker; örneğin tedarikçinin stok seviyelerini.
- Alma: Başka bir araç, kendi tarafında bir şey olduğunda uygulamanın webhook adresini çağırır.
Uygulamaya, sağlayıcının izin verdiği en dar yetkilerle kendine ait bir API anahtarı ver; böylece başka hiçbir şeyi bozmadan iptal edebilirsin. Hâlâ bu yol ile bir low-code platformu arasında seçim yapıyorsan no-code, low-code ve yapay zeka uygulama oluşturucu karşılaştırmamız artılarını ve eksilerini ortaya koyuyor.
Zamanlanmış işlerle günlük özetler ve temizlik
Zamanlanmış işler kimsenin elle yapmaması gereken işleri üstlenir: gecikmiş taleplerin sabah listesi, haftalık satış hunisi özeti, 60 gündür dokunulmayan talepleri kapatmak, süresi dolmuş kayıtları temizlemek. Oluşturma sırasında belirlenen 30 ila 60 dakikalık sabit bir aralıkla çalışırlar ve e-postayı senin SMTP hesabın üzerinden gönderirler.
Saate bağlı bir tetikleyici yok. “Her gün 08.00'de” gelen bir özet, her çalışmada kontrol edip 08.00 geçtikten sonra bir kez göndererek çalışır; yani o saatten yaklaşık bir saat içinde ulaşır. Zamanlamaların kendi saat dilimi yoktur; saati UTC olarak ver ya da promptta farkı belirt (Türkiye UTC+3). Her çalışma küçük bir grup kaydı işler; büyük bir temizlik birkaç çalışmaya yayılır. Onay talebi gibi acil her şey zamanlamayla değil, kayıt değiştiği anda gönderilmeli.
Güvenmeden önce bilmen gereken sınırlar
Şirket içi araçlar sessiz sedasız kritik hâle gelir; ekibin birine bağımlı olmadan önce şunları kontrol et:
- Kapasite: Veri, dosya ve bant genişliği plana göre sınırlıdır ve canlı olarak uygulanır. Kaynaklar panelinde her birinin ne kadar dolu olduğunu görürsün.
- Arama: Büyük tablolarda serbest metin araması yoktur. Filtreler birebir değerlere, aralıklara ve seçenek listelerine göre eşleşir. Yaklaşık 100 satırlık bir liste tarayıcıda aranabilir; daha büyükse sabit seçenekli alanlar tasarla.
- Panolar: Özet sayımlar uygulama başına hız sınırına tabidir; panoyu onlarca canlı kutucuk yerine birkaç toplamla sınırlı tut.
- Ağır işlem: İstekler kısa ömürlüdür; uzun süren raporlar ve toplu veri işleme uygun değildir.
- Girişler: SSO ya da SAML yok; uygulamanın kendi hesapları vardır.
- Ömür: Ücretsiz bağlantılar 30 gün artı silinecek olarak işaretli bir haftanın ardından silinir. Ekibinin güvendiği bir araç, aylık 7 dolardan başlayan ücretli bir planda durmalı.
- Taşınabilirlik: Kod dışa aktarma yok. Her kayıt türü için CSV dışa aktarma iste ve senin belirlediğin bir düzenle indir.
Yetkileri de bir denetçi gibi test et: Her rolle giriş yap ve görmemen gereken kayıtları açmayı dene. Yapay zekanın kurduğunu gözden geçirmek senin sorumluluğundadır. Erişmesi gerekenlerin bir kısmı iş arkadaşın değil müşterinse kodsuz müşteri portalı nasıl yapılır yazımızı oku; genel resim için yapay zeka uygulama oluşturucu nedir yazısıyla başla.
İlk Excel tablonu uygulamaya çevir
En çok mesaj trafiğine yol açan tabloyu seç, kayıtlarını, durumlarını ve rollerini tek sayfada çıkar ve uygun şablonu yapıştır. Ürün sayfası her uygulamanın diğerlerinden nasıl yalıtıldığını anlatıyor; planlar ise kapasitenin ve oluşturma hızının her katmanda nasıl arttığını gösteriyor.
Aracını tek mesajla anlat, canlı bir bağlantı al: Topluluk planında ücretsiz başla, kart gerekmez.
S.S.S.