Online-Formular mit Datei-Upload per KI erstellen

Um mit KI ein Online-Formular mit Datei-Upload zu erstellen, listen Sie Felder, benötigte Dokumente, erlaubte Dateitypen und die prüfenden Personen auf. Der Builder erstellt das Formular, prüft die Eingaben, speichert Dateien privat hinter ablaufenden Links, legt jede Einsendung in einer Datenbank ab und gibt Prüfern eine Admin-Liste. E-Mail-Benachrichtigungen funktionieren, sobald Sie Ihr SMTP-Konto hinterlegen.

• Ihre Liste aus Feldern, Dokumenten, Dateitypen und Prüfern ist die Spezifikation. Schreiben Sie sie, bevor Sie den Prompt formulieren.
• Hochgeladene Dateien sind standardmäßig privat und lassen sich nur von angemeldeten Prüfern über kurzlebige Links öffnen.
• Jede Datei darf bis zu 25 MB groß sein, und Uploads zählen zu Speicher und Bandbreite Ihres Tarifs.
• Prüfer arbeiten in einer durch Login geschützten Liste mit Status und Notizen, gefiltert nach Status, Stelle oder Datum.
• E-Mail-Benachrichtigungen und automatische Antworten nutzen Ihr eigenes SMTP-Konto; gespeichert werden die Einsendungen so oder so.
• Erheben Sie nur, was Sie brauchen, sagen Sie, wie lange Sie es aufbewahren, und bauen Sie die Löschfunktion, bevor die erste Bewerbung eintrifft.

Wann ein eigenes Formular besser ist als ein Formular-Tool

Allgemeine Formular-Tools sind hervorragend für Umfragen, Anmeldungen und einfache Kontaktformulare. Umständlich werden sie, wenn Dokumente und Entscheidungen ins Spiel kommen: eine Personalerin, die Lebensläufe nach Bewerbungsphase sortiert, eine Agentur, die vor dem Kick-off Markendateien einsammelt, ein Handwerksbetrieb, der Fotos von zwanzig Badezimmern vergleicht. Dann ist das Formular die Eingangstür zu einem Prüfprozess.

Brauchen Sie zehn Fragen und keine Dateien, nehmen Sie ein allgemeines Tool oder eine einfache Anmeldeseite wie im Leitfaden zur Wartelisten-Landingpage. Bauen Sie selbst, wenn Dateien, Status und mehrere Prüfer ins Spiel kommen.

Felder, Validierung und erlaubte Dateitypen planen

Schreiben Sie eine einseitige Spezifikation. Sie erspart Ihnen mehrere Builds.

• Felder: Name, Typ (E-Mail, Telefon, Datum, Zahl, Auswahl, langer Text), Pflicht oder optional und etwaige Bedingungen, etwa „Portfolio-URL“ nur bei Designstellen anzeigen.
• Validierung: sofort im Browser geprüft, der Bequemlichkeit halber, und noch einmal auf dem Server, wo es zählt. Notieren Sie Grenzen wie „Beschreibung bis 1.000 Zeichen“.
• Dokumente: welche, welche davon Pflicht sind und wie viele Dateien pro Feld.
• Erlaubte Typen: eine Positivliste, etwa PDF und DOCX für Dokumente, JPG, PNG und HEIC für Fotos. HEIC-Fotos von iPhones zeigt nicht jeder Browser in der Vorschau an; Prüfer müssen sie dann eventuell herunterladen.
• Größe: 25 MB pro Datei sind das Maximum der Plattform. Setzen Sie eine niedrigere Grenze, wenn Ihre Dateien kleiner sind; 10 MB reichen für fast jeden Lebenslauf.
• Prüfer und Status: wer prüft, welche Status eine Einsendung durchläuft und wer löschen darf.
• Aufbewahrung: wie lange Sie Einsendungen und Dateien behalten.

Das File Upload Cheat Sheet von OWASP, eine Standardreferenz für Sicherheit, empfiehlt genau das: Dateiendungen per Positivliste erlauben, dem vom Browser gemeldeten Dateityp nicht trauen, Dateien umbenennen und Größengrenzen setzen. Schreiben Sie diese Regeln in Ihren Prompt.

Fragen Sie nur Dokumente an, die Sie wirklich nutzen. Lebenslauf und Anschreiben ja, einen Ausweisscan in der ersten Runde fast nie. Jedes zusätzliche Dokument muss gesichert, gespeichert und irgendwann gelöscht werden.

Bauen: Schritte und drei Prompt-Vorlagen

1. Stellen Sie Ihre Spezifikation fertig und öffnen Sie dann einen neuen WisyLink-Chat im Web oder in der iOS- oder Android-App.
2. Fügen Sie die passendste Vorlage unten ein, angepasst an Ihre Felder, Dateiregeln und Status.
3. Lesen Sie nach dem Build die Abschlussnotiz: Sie erklärt, wie Sie in den Admin-Bereich kommen und dass der E-Mail-Versand auf Ihre SMTP-Daten unter Integrationen wartet. Fügen Sie nie Passwörter oder Schlüssel in den Chat ein.
4. Testen Sie mit echten Dateien (die größte erlaubte, ein falscher Typ, ein Handyfoto, ein Duplikat) und arbeiten Sie dann als Prüfer: eine Datei öffnen, einen Status ändern, eine Notiz anlegen, eine Testeinsendung löschen.
5. Passen Sie alles im selben Chat an. Jede Änderung ist ein neuer Build, und ein fehlgeschlagener Build ersetzt nie das Live-Formular.
6. Wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Tarif, bevor sich echte Menschen bewerben. Kostenlose Links bestehen 30 Tage plus eine Woche zur Löschung markiert, und Einsendungen und Dateien verschwinden mit ihnen.

Bewerbungsformular

Erstelle eine Karriereseite für die Zahnarztpraxis Lichtblick mit drei offenen Stellen als gespeicherte Daten, jede auf einer eigenen Seite mit Bewerbungsformular: vollständiger Name, E-Mail, Telefon, Stelle (vorausgewählt), Berufserfahrung in Jahren, Arbeitserlaubnis für Deutschland (ja/nein), Lebenslauf (Pflicht, PDF oder DOCX) und Anschreiben (optional, PDF oder DOCX), 10 MB pro Datei, privat gespeichert. Zeige eine Bestätigungsseite mit Referenznummer. Admin: eine durch Login geschützte Liste, neueste zuerst, filterbar nach Stelle und Status (Neu, In Prüfung, Gespräch, Angebot, Abgesagt), mit internen Notizen und Buttons zum Öffnen jeder Datei. Schicke mir über mein SMTP-Konto jede neue Bewerbung und den Bewerbern eine Eingangsbestätigung. Füge einen Link zur Datenschutzerklärung mit dem Hinweis ein, dass wir Bewerbungen 6 Monate aufbewahren, und einen Admin-Button, der eine Bewerbung samt Dateien löscht.

Onboarding-Formular für Kunden

Erstelle ein dreistufiges Onboarding-Formular für Kunden von Studio Nordwind, einer Markenagentur. Schritt 1: Firma, Website, Ansprechpartner, E-Mail. Schritt 2: Projektart (Logo, komplette Marke, Website), Budgetrahmen, Termin. Schritt 3: vorhandene Logodateien und Markenrichtlinien, bis zu 5 Dateien als PDF, PNG, JPG oder ZIP, je 25 MB, privat gespeichert. Kunden sollen ihren Fortschritt speichern und über einen privaten Fortsetzungslink zurückkehren können. Admin: Liste der Anfragen mit Status (Neu, Termin gebucht, Angebot gesendet, Gewonnen, Verloren), Notizen und zuständigem Teammitglied. Schicke mir jede abgeschlossene Anfrage per E-Mail.

Formular für Angebotsanfragen

Erstelle eine Seite für Angebotsanfragen für Eiche & Eisen Renovierungen: Name, Telefon, E-Mail, PLZ, Art des Auftrags (Küche, Bad, Anbau, Sonstiges), Beschreibung bis 1.000 Zeichen, bevorzugte Zeit für einen Rückruf und bis zu 6 Fotos (JPG, PNG oder HEIC, je 25 MB, privat). Erkläre auf der Danke-Seite, wie es weitergeht. Admin: Anfragen gefiltert nach Auftragsart und Status (Neu, Besichtigung vereinbart, Angebot erstellt, Gewonnen, Verloren), mit Notizen und einer Fotogalerie pro Anfrage. Füge ein verstecktes Honeypot-Feld hinzu und begrenze die Einsendungen pro E-Mail-Adresse. Schicke mir jede Anfrage über mein SMTP-Konto.

Sollen sich Kunden später einloggen, um Projektdateien und Neuigkeiten zu sehen, brauchen Sie ein Portal statt eines Formulars; siehe Kundenportal ohne Code erstellen.

Datei-Uploads: privat oder öffentlich, Größengrenzen

Sind hochgeladene Dateien privat? Ja, standardmäßig. Der Browser des Besuchers schickt jede Datei mit einem einmaligen signierten Upload direkt in den Dateispeicher der Website, und die Website ordnet sie der Einsendung zu. Eine private Datei lässt sich nur über einen Link öffnen, den die Website auf Anfrage erzeugt, nachdem sie geprüft hat, dass die anfragende Person ein angemeldeter Prüfer ist. Jeder Link läuft nach wenigen Minuten ab; ein weitergeleiteter Link funktioniert also fast sofort nicht mehr.

Öffentliche Dateien sind für Inhalte gedacht, die gesehen werden sollen, etwa Galeriebilder. Jeder mit der URL kann sie öffnen, und öffentliche Uploads lehnen HTML, SVG und Skripte ab, damit keine Datei Code auf Ihrer Website ausführen kann. Halten Sie Bewerbungs- und Projektunterlagen privat.

Wie groß dürfen hochgeladene Dateien sein? Bis zu 25 MB pro Datei. Ein paar weitere Grenzen sollten Sie einplanen:

• Uploads zählen zu Speicher und Bandbreite Ihres Tarifs. Jedes Mal, wenn ein Prüfer eine private Datei öffnet, zählt dieser Download ebenfalls zur Bandbreite.
• Die Plattform begrenzt, wie viele Dateien eine einzelne IP-Adresse pro Minute hochladen kann; das bremst automatisierte Fluten.
• Ist eine Grenze erreicht, meldet das Formular, dass es gerade keine Uploads annehmen kann, statt still zu scheitern. Der Bereich „Ressourcen“ zeigt, wie stark jedes Kontingent ausgelastet ist.
• Für Video-Portfolios oder große Zeichnungen lassen Sie statt eines Uploads ein Feld für einen Link zu einem Filesharing-Dienst einbauen.

Ein Virenscan gehört nicht zu den veröffentlichten Funktionen von WisyLink. Gehen Sie mit Dateien von Fremden also vorsichtig um: Öffnen Sie sie in einem Viewer, halten Sie Ihre Software aktuell und aktivieren Sie nie Makros in einem Dokument, das Ihnen jemand geschickt hat.

Einsendungen prüfen: Admin-Liste, Status, Notizen

Lassen Sie sich im Admin-Bereich Folgendes einrichten:

• Eine Liste mit Filtern nach Status, Stelle oder Auftragsart und Datum. Filter treffen exakte Werte; Sie finden jemanden also über die genaue E-Mail-Adresse. Eine Volltextsuche über große Mengen an Einsendungen gibt es nicht; Listen mit etwa 100 Einträgen oder weniger lassen sich sofort im Browser durchsuchen.
• Eine feste Liste von Status, die Ihrem tatsächlichen Ablauf entspricht, und einen Datumsstempel bei jedem Statuswechsel.
• Notizen mit Verfasser und Uhrzeit, nur für Prüfer sichtbar.
• Rollen: Prüfer, die lesen, kommentieren und Status ändern dürfen, und einen Admin, der zusätzlich löschen darf.
• Einen CSV-Export der Felder für Tabellen. Die Dateien bleiben im Speicher; der Export führt die Dateinamen auf, weil private Dateilinks nach wenigen Minuten ablaufen.

Wächst die Prüfung zu einem Backoffice mit Freigaben und Terminplanung, lesen Sie, wie Sie interne Tools mit KI erstellen.

Benachrichtigungen und automatische Antworten

Können Sie für jede Einsendung eine E-Mail bekommen? Ja, über Ihr eigenes SMTP-Konto, das Sie einmal unter Integrationen eintragen. Bis dahin wird nichts verschickt, aber jede Einsendung trotzdem gespeichert.

• Benachrichtigung an Sie: eine kurze Zusammenfassung mit Link zur Einsendung im Admin-Bereich. Hängen Sie die hochgeladenen Dateien nicht an; E-Mail ist der falsche Ort für private Dokumente.
• Automatische Antwort an den Absender: eine Bestätigung, die Referenznummer, was als Nächstes wann passiert und wie man die Einsendung zurückzieht.
• Status-E-Mails: Vorlagen wie „Einladung zum Gespräch“, verschickt per Button, den der Prüfer drückt, statt automatisch, damit ein Fehlklick nicht fünfzig Menschen anschreibt.
• Tagesübersicht statt einer Benachrichtigung pro Einsendung: Ein Hintergrundjob prüft alle 30 bis 60 Minuten und versendet einmal am Tag. Eine Zeitzoneneinstellung gibt es nicht; nennen Sie die Uhrzeit also in UTC.

Versenden Sie von einer Adresse auf Ihrer eigenen Domain, mit den SPF- und DKIM-Einträgen, die Ihr E-Mail-Anbieter vorgibt, damit die Mails nicht im Spam landen.

Spamschutz und Begrenzungen

Bots schicken Müll, und Müll-Uploads fressen Ihren Speicher. Kombinieren Sie mehrere Schutzschichten:

1. Grenzen der Plattform. Der Datenverkehr wird pro IP-Adresse begrenzt, bevor er Ihre Website erreicht, ebenso Datei-Uploads. Das stoppt Fluten, aber keinen geduldigen Spammer.
2. Ein Honeypot-Feld: für Menschen unsichtbar, von Bots ausgefüllt, auf dem Server abgewiesen.
3. Eine Grenze pro E-Mail-Adresse, etwa 10 Einsendungen pro Stunde von einer Adresse, die kein echter Bewerber erreicht.
4. Prüfungen auf dem Server für Dateityp und Größe, bevor ein Upload angenommen wird.
5. Duplikate markieren: Dieselbe E-Mail-Adresse für dieselbe Stelle innerhalb eines Tages wird markiert, nicht abgewiesen.
6. Ein CAPTCHA, wenn der Spam anhält. Jeder Anbieter mit API lässt sich anbinden, mit seinen Schlüsseln unter Integrationen.

Datenschutz: Einwilligung, Aufbewahrung, Löschung

Das sind allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Die Zusammenfassung der DSGVO-Grundsätze der Europäischen Kommission ist eine gute Checkliste: Erheben Sie nur die Daten, die Sie für den Zweck brauchen, bewahren Sie sie nicht länger als nötig auf, schützen Sie sie und sagen Sie den Menschen, was Sie damit tun.

• Rechtsgrundlage. Die Einwilligung ist nicht die einzige Rechtsgrundlage und bei Bewerbungen oft nicht die beste. Die Kommission weist darauf hin, dass eine Einwilligung nicht freiwillig erteilt ist, wenn ein klares Machtungleichgewicht besteht, etwa zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Klären Sie die Rechtsgrundlage mit der Person, die bei Ihnen für den Datenschutz zuständig ist.
• Datenschutzerklärung. Verlinken Sie sie neben dem Absenden-Button: wer Sie sind, warum Sie die Daten erheben, wie lange Sie sie aufbewahren, wer sie sieht und wie man die Löschung verlangt. Holen Sie für alles Zusätzliche eine eigene Einwilligung ein, etwa um einen Lebenslauf für künftige Stellen aufzubewahren.
• Aufbewahrung. Wählen Sie eine Frist, etwa sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, in Deutschland eine verbreitete Frist für Bewerbungsunterlagen, und lassen Sie automatisch löschen. Ein Hintergrundjob läuft alle 30 bis 60 Minuten und löscht abgelaufene Einsendungen samt Dateien in kleinen Mengen.
• Löschung auf Anfrage. Ein Admin-Button, der eine Einsendung und ihre Dateien gemeinsam löscht. Laut den Hinweisen der Kommission zu Anfragen betroffener Personen sollten Sie unverzüglich antworten, grundsätzlich innerhalb eines Monats.
• Zugriff. Nur Prüfer können Dateien öffnen, über kurzlebige Links, und Prüferseiten werden nie aus einem gemeinsamen Cache ausgeliefert.
• Besondere Kategorien. Gesundheitsdaten und ähnliche Kategorien unterliegen zusätzlichen Regeln. Erheben Sie sie nicht über ein allgemeines Formular.

Die Datenschutzerklärung von WisyLink weist Betreiber an, keine privaten oder regulierten Informationen ohne eigene Zugriffskontrollen und eigene Compliance-Prüfung zu veröffentlichen, und nennt keinen Hosting-Standort. Braucht Ihre Organisation Daten in einer bestimmten Region oder einen unterzeichneten Vertrag zur Auftragsverarbeitung, klären Sie das mit WisyLink, bevor Sie Dokumente einsammeln. Testen Sie dann den gesamten Ablauf vor dem Start, auch die Löschung; Sie sind dafür verantwortlich, zu prüfen, was die KI gebaut hat.

Die Mechanik der Einwilligung ist bei Marketing-Anmeldungen dieselbe; der Leitfaden zum Quiz für die Leadgenerierung zeigt, wie Sie Einwilligungsnachweise speichern.

Ihr Upload-Formular mit WisyLink erstellen

Schreiben Sie die Spezifikation, wählen Sie die passendste Vorlage und beschreiben Sie Ihr Formular in einer Nachricht. WisyLink baut Formular, privaten Dateispeicher, Prüferliste und E-Mail-Anbindung als eine gehostete App, jede Website isoliert von allen anderen. Details zu Isolation und Zuverlässigkeit lesen Sie unter So ist WisyLink gebaut.

Starten Sie kostenlos mit dem Community-Tarif, ohne Kreditkarte, und testen Sie mit Ihren eigenen Dateien. Wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Tarif, bevor echte Einsendungen eintreffen, damit Formular, Daten und Dateien online bleiben.