Une page d'inscription à un événement est une page où les invités confirment leur présence, choisissent un repas ou un atelier, et reçoivent une confirmation. Avec un outil IA, vous décrivez l'événement, les questions et la jauge. Il enregistre les réponses, s'arrête à la limite, affiche un compteur en direct et peut vendre des billets via votre compte Stripe.
- Ne demandez que les réponses qui changent une décision : nombre de personnes, repas, ateliers et besoins d'accessibilité.
- Une jauge stricte exige un compteur de places mis à jour en une seule opération, pour que la dernière place revienne à un seul invité.
- Accueillez les invités grâce à un code court. Une recherche par code exact reste rapide quelle que soit la taille de la liste ; la recherche par nom ne convient qu'aux petites listes.
- Les e-mails et les billets payants reposent sur vos propres comptes e-mail (SMTP) et Stripe, et restent désactivés tant que vous n'avez pas ajouté les clés dans Intégrations.
- Les liens WisyLink gratuits durent 30 jours : pour un événement plus lointain, passez à un forfait payant avant d'envoyer les invitations.
Ce qu'une page d'inscription doit recueillir
Trois notions se confondent souvent, et la différence décide de ce que vous construisez :
- Page RSVP
- Un formulaire de réponse gratuit pour des invités : oui ou non, combien de personnes, et quelques détails comme les repas.
- Page d'inscription à un événement
- Une inscription à un événement public ou semi-public, en général avec une jauge et parfois un choix d'ateliers.
- Page de billetterie
- Une inscription qui encaisse un paiement et émet un billet pour chaque commande payée.
Appliquez une règle à chaque champ : si la réponse ne change pas ce que vous commandez, imprimez, placez ou préparez, ne posez pas la question. Les formulaires longs font perdre des réponses, et chaque réponse est une donnée personnelle que vous devez protéger au titre du RGPD.
- Nom et e-mail. L'e-mail sert à envoyer la confirmation et permet aux invités de modifier leur réponse plus tard.
- Présence : oui ou non. Oubliez le « peut-être » ; personne ne peut prévoir un traiteur pour une pile de peut-être.
- Nombre de personnes, avec un nom pour chacune. Des accompagnants nommés vous donnent un plan de table et des badges, pas seulement un chiffre.
- Le choix du repas parmi des options fixes, pour que le traiteur obtienne un décompte net par plat.
- Régimes alimentaires et allergies en texte libre, rattachés au nom de l'invité pour que la cuisine sache qui a quoi.
- Le choix d'atelier pour les conférences et les rencontres, chacun avec sa propre limite si les salles n'ont pas la même taille.
- Les besoins d'accessibilité, formulés ainsi : « Y a-t-il quelque chose que nous devrions savoir pour que la journée se passe bien pour vous ? »
Passez le numéro de téléphone si vous n'enverrez pas de SMS, l'adresse postale si vous n'envoyez rien par courrier, et la date de naissance dans tous les cas.
Créez-la en un seul prompt
Le plus rapide est un seul message complet. Notez les informations que l'outil ne peut pas deviner : nom de l'événement, date, heures de début et de fin avec le fuseau horaire, adresse du lieu, jauge, date limite de réponse et un contact pour les questions. Puis complétez ce modèle :
Créez une page RSVP pour [le mariage de Léa et Hugo] le [samedi 12 juin 2027], [de 16 h à 23 h, heure de Paris], à [nom du lieu et adresse complète]. La jauge est de [120] invités.
Demandez à chaque invité : son nom, son e-mail, s'il vient ou non, le nombre de personnes qui l'accompagnent (jusqu'à [2]) avec un nom pour chacune, un choix de repas ([bœuf, poisson ou végétarien]) par personne, ses régimes alimentaires ou allergies, et [une chanson à passer].
Comptez chaque personne d'un groupe dans la jauge et n'acceptez jamais plus de [120] personnes, même si deux invités répondent au même moment. Quand c'est complet, proposez une liste d'attente. Affichez « Plus que [X] places » sur la page.
Donnez à chaque invité un code de confirmation court et un lien privé pour modifier ou annuler sa réponse jusqu'au [15 mai 2027]. Ajoutez un espace d'administration avec toutes les réponses, les totaux par repas, la liste d'attente, un écran d'accueil pour l'entrée et un bouton Télécharger en CSV. Envoyez un e-mail de confirmation, et un rappel la veille de l'événement, dès que j'aurai ajouté mes paramètres e-mail. Style : [tons chauds de soirée, vert profond et or, titres élégants avec empattements]. Gardez le site hors des moteurs de recherche.
- Envoyez le prompt dans une nouvelle discussion WisyLink, sur le web ou dans l'application mobile. S'il manque une information importante, Wisy pose une question courte ; sinon, la génération démarre.
- Suivez la génération. Une liste de tâches en direct montre le travail, et la page est en ligne à sa propre adresse
https://<id>.wisylink.comune fois la génération terminée. - Lisez la note finale. Elle vous indique comment accéder à l'espace d'administration et quels réglages vous attendent, comme l'e-mail ou un mot de passe.
- Ajoutez vos identifiants dans Intégrations, jamais dans la discussion. D'ici là, les fonctions qui en dépendent restent désactivées.
- Testez en tant qu'invité sur votre téléphone. Répondez, modifiez la réponse, annulez-la, puis remplissez l'événement avec des entrées de test et vérifiez que l'invité suivant arrive sur la liste d'attente.
- Effacez les données de test dans l'espace d'administration, ou demandez dans la discussion de supprimer ces enregistrements précis.
- Partagez le lien sur vos faire-part, ou sous forme de QR code sur des cartons imprimés.
Sur le forfait gratuit Community, Wisy limite chaque génération à une première version légère, avec une génération par fenêtre de 5 heures. Si la première version oublie la liste d'attente ou l'écran d'accueil, demandez-les ensuite, en regroupant les modifications liées dans un seul message. Pour d'autres formulations, consultez ces modèles de prompts pour créateur de site IA.
Jauge et liste d'attente, sans surréservation
Oui, vous pouvez limiter le nombre d'invités, et la limite tient. Les outils de formulaire et les tableurs partagés surbookent pour une raison simple : deux personnes lisent « plus qu'une place » à la même seconde, envoient toutes les deux leur réponse et sont toutes les deux acceptées. La couche de données de WisyLink modifie le compteur et vérifie la limite en une seule opération : quand deux réponses se disputent la dernière place, l'une passe et l'autre apprend que l'événement est complet.
Tranchez trois points avant de construire, et mettez-les dans le prompt :
- Les groupes à la limite. S'il reste deux places et qu'un groupe de trois répond, la page doit-elle refuser, ou accepter deux personnes et en placer une en liste d'attente ? Refuser est plus simple et évite de séparer les familles.
- Le fonctionnement de la liste d'attente. La promotion automatique prévient la personne suivante par e-mail dès qu'une place se libère, ce qui convient aux rencontres gratuites. La promotion manuelle, par un bouton dans l'administration, convient aux mariages, où c'est vous qui choisissez qui comble un vide.
- Les délais de confirmation. Si un invité promu doit confirmer sous 48 heures, par exemple, une tâche de fond libère les places non réclamées. Ces tâches s'exécutent toutes les 30 à 60 minutes : une place libérée réapparaît dans l'heure, pas à la seconde.
Faites de la jauge un réglage de l'administration plutôt qu'un chiffre figé dans la page. Si le lieu ouvre une salle de plus, vous changez un champ, sans nouvelle génération. Les événements à plusieurs créneaux fonctionnent comme un système de réservation avec une limite par créneau ; notre guide pour créer un site de prise de rendez-vous avec l'IA détaille cette configuration.
Un compteur de présence en direct et une liste d'accueil
La mention publique « places restantes » se met à jour toute seule : les données enregistrées atteignent les visiteurs en une minute environ après chaque réponse, sans nouvelle génération. Les pages d'administration ne sont jamais mises en cache : un rafraîchissement affiche toujours la liste à jour. À l'entrée, il vous faut plus qu'une liste :
- Retrouvez les invités par code, pas par nom. La couche de données compare des valeurs exactes mais n'a pas de recherche plein texte : une recherche par code reste instantanée quelle que soit la taille de la liste. Taper une partie d'un nom ne fonctionne que pour des listes assez petites pour être filtrées dans le navigateur, une centaine d'invités environ ; pour les listes plus longues, demandez un filtre alphabétique par nom de famille.
- Affichez le code sous forme de QR code sur la page de confirmation et dans l'e-mail, avec un écran de scan pour les téléphones des bénévoles. Testez le scan sur ces téléphones, sous l'éclairage du lieu, avant le jour J.
- Donnez aux bénévoles un rôle restreint. Un rôle « accueil » peut pointer les arrivées sans voir les e-mails ni les remarques alimentaires.
- Synchronisez deux entrées. Demandez des mises à jour en direct, pour qu'un invité pointé à une porte apparaisse comme arrivé à l'autre en quelques secondes.
- Imprimez une liste de secours. Le réseau est souvent mauvais sur place. Téléchargez le CSV et imprimez la liste avant l'ouverture des portes.
E-mails de confirmation et de rappel
Une application générée envoie ses e-mails via votre propre compte SMTP, saisi une fois dans Intégrations. D'ici là, les étapes d'envoi n'envoient rien et le reste continue de fonctionner : les invités voient tout de même une confirmation à l'écran avec leur code. Trois détails décident si les e-mails arrivent et servent à quelque chose :
- Envoyez depuis votre propre domaine. Utilisez une adresse comme bonjour@votreevenement.fr et ajoutez les enregistrements SPF et DKIM de votre fournisseur de messagerie dans les DNS du domaine, sinon les invitations finissent dans les spams.
- Programmez les rappels de façon réaliste. Les rappels sont une tâche planifiée qui s'exécute toutes les 30 à 60 minutes, pas à une heure exacte : un rappel « la veille » part au premier passage après ce moment. Les planifications n'ont pas de fuseau horaire propre : indiquez l'heure en UTC ou précisez votre décalage.
- Anticipez les grandes listes. Chaque passage envoie un petit lot : un rappel à plusieurs centaines d'invités s'étale sur plusieurs passages, et les limites d'envoi de votre fournisseur de messagerie s'appliquent aussi. Programmez-le un jour ou plus à l'avance.
Un bon rappel contient l'heure, l'adresse, un lien d'itinéraire, le code de l'invité et un lien d'annulation ; chaque annulation anticipée libère une place pour la liste d'attente. Demandez aussi un fichier « Ajouter à l'agenda » sur la page de confirmation.
Billets payants via votre compte Stripe (facultatif)
Pour faire payer l'entrée, demandez un paiement via votre compte Stripe. Les paiements arrivent directement sur ce compte, que WisyLink ne détient jamais, et le paiement reste inactif tant que vous n'avez pas ajouté vos clés Stripe dans Intégrations, où s'affichent les étapes de configuration et l'adresse du webhook à déclarer dans Stripe.
Le parcours qui garde un décompte honnête : quand un invité lance le paiement, l'application enregistre une commande en attente et bloque ses places. Le billet n'est émis que lorsque le webhook signé de Stripe confirme le paiement, jamais parce que l'invité est arrivé sur une page « merci ». Le guide de Stripe sur le traitement des commandes Checkout explique pourquoi : un client peut payer et perdre sa connexion avant que cette page ne s'affiche. Les places bloquées par des paiements abandonnés sont libérées par une tâche de fond qui s'exécute toutes les 30 à 60 minutes : à l'approche du complet, la page peut donc afficher brièvement « complet ».
Les remboursements se font depuis votre tableau de bord Stripe. La documentation de Stripe sur les remboursements précise que les frais de traitement du paiement initial ne sont pas restitués : fixez votre politique de remboursement en conséquence, et demandez dans l'administration un statut « remboursé » qui libère la place.
| Question | RSVP gratuit | Billetterie payante |
|---|---|---|
| À ajouter au prompt | Jauge, questions, liste d'attente, code de confirmation | Tout cela, plus les types de billets, les prix, la devise et le paiement Stripe |
| Quand une place est-elle prise ? | Dès que la réponse est enregistrée | Bloquée au paiement, confirmée à l'arrivée du webhook Stripe |
| Configuration par l'organisateur | SMTP pour les e-mails (facultatif) | Clés et webhook Stripe, plus SMTP pour les e-mails de billets |
| Annulations | L'invité annule avec son lien ; la place se libère aussitôt | Vous remboursez dans Stripe et marquez la commande comme remboursée |
| Idéal pour | Mariages, fêtes, rencontres gratuites, assemblées générales d'association | Ateliers, cours, événements associatifs payants |
Événements privés : mot de passe ou codes d'invitation
Un mariage ou une soirée d'entreprise ne doit pas être ouvert à quiconque tombe sur le lien. Deux outils se combinent bien :
- Mot de passe global. Un seul mot de passe partagé protège toutes les pages. Vous le définissez dans Intégrations, et le site reste ouvert tant que ce n'est pas fait : vérifiez depuis une fenêtre de navigation privée que la protection s'affiche.
- Codes d'invitation. Chaque foyer reçoit son propre code. Le saisir affiche les noms de ce foyer et le nombre de personnes autorisé, si bien qu'un lien transféré ne permet pas d'ajouter des inconnus. Joignez votre liste d'invités en CSV et demandez explicitement à Wisy de charger les foyers avec leurs codes pendant la génération.
Demandez aussi de garder les pages privées hors des moteurs de recherche. Les événements publics veulent l'inverse : les informations de l'événement au format de données structurées Event de Google. Google ne les prend en charge que pour des événements dans un lieu physique, ouverts à la réservation du grand public, et ne garantit pas leur affichage.
Après l'événement : export et suivi
Préparez la semaine qui suit l'événement avant même de construire :
- Téléchargez le CSV des présences : qui a répondu, qui est venu, qui attendait.
- Remerciez les participants par e-mail, et envoyez plutôt les supports ou l'enregistrement aux absents.
- Posez deux ou trois questions dans un court formulaire de retour, tant que les souvenirs sont frais.
- Récupérez les photos grâce à une page d'envoi. Chaque fichier peut peser jusqu'à 25 Mo et compte dans le stockage de votre forfait.
- Supprimez ce dont vous n'avez plus besoin. Les remarques alimentaires et d'accessibilité sont sensibles, car elles peuvent révéler des données de santé ; après l'export, demandez dans la discussion de les effacer.
Comparez le calendrier à votre forfait. Les liens Community gratuits restent en ligne 30 jours, passent une semaine de plus marqués pour suppression, puis sont supprimés avec leurs données, sauf si vous passez à un forfait payant. Les invitations partent souvent des semaines ou des mois à l'avance : créez et testez gratuitement, puis passez à un forfait payant avant de les envoyer. Avec un forfait payant, à partir de 7 $ par mois, les liens n'expirent pas tant que vous êtes abonné. Votre propre domaine, lui, se connecte sur tous les forfaits ; voyez comment connecter un nom de domaine.
Lancez votre page d'inscription dès aujourd'hui
Notez les informations de l'événement, collez le modèle et testez la page en tant qu'invité avant de la partager. Si vous mesurez l'intérêt avant d'avoir fixé une date, une page de liste d'attente est une meilleure première étape. Parcourez les cas d'utilisation pour d'autres formats d'événements, et comparez les forfaits quand le lien doit durer plus de 30 jours.
Décrivez votre événement en un message et obtenez un lien en ligne : commencez gratuitement avec Community, sans carte bancaire.
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